🚀 Aumentando a Produtividade com as Ferramentas de Automação e Produtividade do Help Scout
À medida que as empresas continuam a crescer e expandir, a pressão sobre as equipes de suporte para lidar com mais pedidos e clientes com recursos limitados aumenta. Isso pode levar a erros e redução da satisfação do cliente. As ferramentas de automação e produtividade do Help Scout podem ajudar as equipes de suporte a lidar com a carga extra e proporcionar aos clientes uma melhor experiência.
📋 Índice
- Introdução
- A Pressão sobre as Equipes de Suporte
- Ferramentas de Automação e Produtividade do Help Scout
- Fluxos de Trabalho
- Fluxos de Trabalho Automáticos
- Fluxos de Trabalho Manuais
- Exemplos de Casos de Uso de Fluxos de Trabalho
- Tags
- Como Usar Tags
- Exemplos de Casos de Uso de Tags
- Respostas Salvas
- Como Usar Respostas Salvas
- Exemplos de Casos de Uso de Respostas Salvas
- Conclusão
- Perguntas Frequentes
Introdução
No mundo dos negócios acelerado de hoje, as empresas estão sendo solicitadas a fazer mais com menos. Isso é especialmente verdadeiro para as equipes de suporte que estão lidando com mais pedidos e clientes com os mesmos ou até menos recursos. A pressão para lidar com a carga extra pode levar a erros e redução da satisfação do cliente. As ferramentas de automação e produtividade do Help Scout podem ajudar as equipes de suporte a lidar com a carga extra e proporcionar aos clientes uma melhor experiência.
A Pressão sobre as Equipes de Suporte
O aumento do comércio eletrônico levou os consumidores a comprarem online em volumes maiores do que nunca. Embora isso seja ótimo para as vendas, também coloca uma pressão extraordinária sobre as equipes de suporte que estão lidando com mais pedidos e clientes com os mesmos ou até menos recursos. Essa pressão aumenta a chance de erros, o que pode levar a uma redução da satisfação do cliente.
Ferramentas de Automação e Produtividade do Help Scout
As ferramentas de automação e produtividade do Help Scout podem ajudar as equipes de suporte a lidar com a carga extra e proporcionar aos clientes uma melhor experiência. As três principais ferramentas de produtividade no Help Scout são fluxos de trabalho, tags e respostas salvas.
Fluxos de Trabalho
Os fluxos de trabalho são compostos por condições e ações. Os fluxos de trabalho automáticos permitem automatizar tarefas, desde o rastreamento interno e organização até o envio de respostas ou notificações automáticas. Os fluxos de trabalho manuais permitem executar várias ações em um e-mail com apenas alguns cliques. Os fluxos de trabalho podem ser usados de quase infinitas maneiras para ajudar sua equipe a economizar tempo e liberar mais tempo para atividades produtivas no dia a dia.
Fluxos de Trabalho Automáticos
Os fluxos de trabalho automáticos estão sempre ativos e em execução em segundo plano. Eles verificam as conversas novas e existentes em sua caixa de correio em busca de condições correspondentes e, em seguida, executam uma ou mais ações especificadas automaticamente. Você pode pensar neles como declarações básicas se-então. Se algo específico acontecer no Help Scout, então essas ações serão executadas automaticamente.
Fluxos de Trabalho Manuais
Os fluxos de trabalho manuais são executados sob seu comando. Quando você aplica um fluxo de trabalho manual, o Help Scout executa todas as ações de uma vez. Esses fluxos de trabalho manuais permitem executar várias ações em um e-mail com apenas alguns cliques e podem economizar tempo para sua equipe, além de garantir consistência em toda a equipe.
Exemplos de Casos de Uso de Fluxos de Trabalho
- Acompanhar conversas em sua fila que estão ficando antigas
- Mover automaticamente e-mails de uma caixa de correio para outra
- Configurar fluxos de trabalho com base em palavras-chave no assunto ou corpo de um e-mail
- Responder automaticamente a alguém que lhe dá uma classificação ruim para pedir mais feedback
- Encaminhar automaticamente e-mails provenientes de um domínio específico para a pessoa correta
- Configurar lembretes de acompanhamento
Tags
As tags são uma ótima maneira de acompanhar tendências específicas e e-mails de clientes. Elas podem ser adicionadas manualmente a conversas individuais e são mais comumente usadas em conjunto com fluxos de trabalho. As tags são semelhantes ao recurso de etiquetas do Gmail, mas podem fazer muito mais.
Como Usar Tags
As tags podem ser usadas para acionar fluxos de trabalho e são extremamente úteis para relatórios. Com apenas alguns cliques, você pode criar um relatório com base no número de e-mails que possuem uma tag específica para qualquer período de tempo que você desejar visualizar.
Exemplos de Casos de Uso de Tags
- Acompanhar tópicos ou problemas específicos e acompanhá-los até a resolução
- Mover automaticamente e-mails de uma caixa de correio para outra
- Atribuir um e-mail de entrada específico a uma pessoa que possa lidar com esses tipos de problemas
- Procurar por necessidades ou condições médicas específicas e marcar ou definir esses campos personalizados automaticamente
Respostas Salvas
As respostas salvas são trechos de texto pré-salvos que podem ser inseridos em e-mails e personalizados. Elas são uma ótima economia de tempo, pois sua equipe não precisa digitar a mesma resposta completa sempre que surgir uma pergunta frequente. Isso reduz o tempo de digitação, o que permite dedicar mais atenção à leitura cuidadosa das solicitações dos clientes e solução de problemas mais aprofundados.
Como Usar Respostas Salvas
As respostas salvas podem ser facilmente aplicadas a e-mails e até mesmo personalizadas. Elas são uma ótima maneira de fornecer à sua equipe a melhor resposta possível para fornecer consistentemente um ótimo serviço. Elas também podem reduzir significativamente o tempo de integração de um novo membro da equipe.
Exemplos de Casos de Uso de Respostas Salvas
- Responder a perguntas frequentes
- Fornecer uma resposta consistente aos clientes
- Reduzir o tempo de integração para novos membros da equipe
Conclusão
As ferramentas de automação e produtividade do Help Scout podem ajudar as equipes de suporte a lidar com a carga extra e proporcionar aos clientes uma melhor experiência. Fluxos de trabalho, tags e respostas salvas são todas ótimas ferramentas que podem ajudar sua equipe a economizar tempo e liberar mais tempo para atividades produtivas no dia a dia.
Perguntas Frequentes
P: Os fluxos de trabalho podem ser usados para definir campos personalizados em e-mails de entrada automaticamente?
R: Sim, os fluxos de trabalho podem definir campos personalizados em e-mails de entrada automaticamente.
P: As tags podem ser usadas para acionar fluxos de trabalho?
R: Sim, as tags podem ser usadas para acionar fluxos de trabalho.
P: As respostas salvas podem ser personalizadas?
R: Sim, as respostas salvas podem ser personalizadas.
P: As respostas salvas podem ser u
