Índice
1. Introdução
2. Ferramentas de Colaboração para Empresas
- Slack: A Ferramenta de Colaboração Mais Utilizada
- Teams: Uma Alternativa Viável ao Slack
- Armazenamento e Gestão de Ficheiros
3. Loop: A Nova Ferramenta para Colaboração Avançada
4. Ferramentas de Gestão de Projetos
- Planner: Gestão Básica de Tarefas
- Procurando Opções Mais Poderosas
5. Outlook: Calendários Pessoais e Partilhados
6. Ferramentas que Ainda Estamos Procurando
- Solução de Calendário
- Melhoria na Gestão de Tarefas
- Ferramentas de Quadro Branco
- Ferramentas de Diagramação
7. Conclusão
Artigo
Introdução
A colaboração é essencial para as empresas prosperarem no mundo acelerado de hoje. No entanto, aplicar técnicas de colaboração ao seu negócio específico pode ser desafiador. Neste artigo, exploraremos várias ferramentas e estratégias que podem ajudar a melhorar a colaboração dentro da sua organização. Ao fornecer cenários e exemplos do mundo real, pretendemos ajudá-lo a entender como essas ferramentas podem ser aplicadas de forma eficaz.
Ferramentas de Colaboração para Empresas
Slack: A Ferramenta de Colaboração Mais Utilizada
O Slack emergiu como a ferramenta de colaboração preferida para o nosso negócio. Embora alguns possam se perguntar por que preferimos o Slack em vez do Microsoft Teams, a resposta está em nossa história com a ferramenta. Começamos a usar o Slack antes que o Teams se tornasse uma alternativa viável. A maioria dos nossos canais no Slack é pública, com canais privados reservados para informações sensíveis. Para gerenciar o possível ruído, treinamos novos funcionários sobre como usar o Slack de forma eficaz, permitindo que eles controlem os canais e notificações que recebem. Nossa dependência de canais públicos é evidente, com apenas 20% de nossas mensagens sendo mensagens diretas.
Teams: Uma Alternativa Viável ao Slack
Embora o Slack seja nossa principal ferramenta de colaboração, também utilizamos o Microsoft Teams. O Teams se destaca na colaboração de arquivos e oferece uma variedade de aplicativos prontos para uso que simplificam nosso trabalho. No entanto, devido às limitações do Teams no tratamento de vários inquilinos, muitas vezes criamos canais compartilhados ou compartilhamos pastas individuais com nossos clientes em vez de convidá-los para o nosso ambiente do Teams. Embora aguardemos ansiosamente as melhorias futuras no Teams, atualmente o usamos principalmente para gerenciamento de projetos e colaboração de arquivos.
Armazenamento e Gestão de Ficheiros
Quando se trata de gestão de ficheiros, o Slack fica aquém em comparação com o Microsoft Teams e o SharePoint. Em vez de fazer upload de ficheiros para o Slack, preferimos postar links para ficheiros armazenados no SharePoint ou Teams. Essa abordagem garante uma melhor gestão e organização de ficheiros. Ao integrar o Slack com outras ferramentas, podemos receber notificações automáticas, lembretes e links, tornando-o uma parte integrada do nosso ecossistema de colaboração.
Loop: A Nova Ferramenta para Colaboração Avançada
O Loop é uma ferramenta relativamente nova que rapidamente se tornou um divisor de águas para nós. Ele serve como nossa plataforma principal para rascunhos de blogs, notas de projetos e criação de documentos. Embora o Loop ainda esteja em desenvolvimento, estamos entusiasmados com seu potencial para transformar a colaboração. Já passamos a armazenar notas de projetos em um único espaço de trabalho para usar espaços de trabalho dedicados para cada projeto. As limitações do Loop são evidentes, mas acreditamos que, com melhorias adicionais, ele pode revolucionar a colaboração para muitas equipes.
Ferramentas de Gestão de Projetos
Planner: Gestão Básica de Tarefas
Para nossas necessidades básicas de gestão de tarefas de projetos, contamos com o Planner. Ele funciona bem tanto para equipes internas quanto externas, permitindo-nos gerenciar e priorizar tarefas de forma eficaz. Frequentemente, criamos quadros do Planner específicos para cada projeto e, em alguns casos, compartilhamos esses quadros com nossos clientes para fornecer visibilidade e controle sobre nossas prioridades. Embora o Planner atenda a 80% de nossos requisitos, desejamos opções mais poderosas para lidar com os 20% restantes de projetos complexos.
Procurando Opções Mais Poderosas
Embora o Planner atenda bem à maioria dos projetos, estamos sempre em busca de ferramentas de gestão de tarefas mais robustas. Desejamos uma única ferramenta que possa lidar com uma ampla gama de cenários, eliminando a confusão que surge do uso de diferentes ferramentas com interfaces e paradigmas variados. Seja DevOps ou Project for the Web, buscamos uma solução abrangente que cubra 90% de nossas necessidades de gestão de projetos.
Outlook: Calendários Pessoais e Partilhados
Internamente, contamos com o Outlook para calendários pessoais e partilhados. É o uso mais comum do Outlook dentro de nossa organização. Além disso, frequentemente colaboramos com clientes que ainda estão em transição da colaboração centrada em e-mails. Nesses casos, trabalhamos diretamente com eles por e-mail para facilitar a transição. No entanto, acreditamos firmemente que o e-mail não é uma plataforma ideal de colaboração e deve ser evitado sempre que possível.
Ferramentas que Ainda Estamos Procurando
Embora tenhamos um conjunto robusto de ferramentas de colaboração, ainda estamos procurando a solução perfeita em algumas áreas.
Solução de Calendário
Atualmente, usamos calendários no Outlook, Lists, Planner e Teams. No entanto, cada ferramenta tem sua própria implementação de calendários, faltando alinhamento e integração. Adoraríamos ver uma solução de calendário unificada que nos permita combinar esses calendários, proporcionando uma experiência perfeita para gerenciar nossos horários.
Melhoria na Gestão de Tarefas
Embora o Planner atenda à maioria de nossas necessidades, desejamos uma ferramenta de gestão de tarefas mais poderosa. Os 20% restantes de projetos complexos exigem recursos adicionais e integração. Seja DevOps ou Project for the Web, buscamos uma ferramenta que ofereça capacidades avançadas e melhor integração com nosso ecossistema de colaboração existente.
Ferramentas de Quadro Branco
O uso de quadros brancos desempenha um papel crucial em nossas reuniões, e atualmente usamos ferramentas como Microsoft Whiteboard e Whimsical. Embora o Microsoft Whiteboard tenha melhorado ao longo do tempo, ainda apresenta algumas lacunas de recursos. O Whimsical, por outro lado, é caro para o nosso u
