Índice
1. Introdução
2. Opções de Resposta
3. Composição de Resposta
4. Respostas Salvas
5. Inclusão de Artigos de Ajuda
6. Adição de Notas Privadas
7. Mencionando Membros da Equipe
8. Tags para Organização
9. Resumo de IA
10. Fluxos de Trabalho Manuais
11. Configurações Adicionais
Introdução
Quando se trata de responder a e-mails, existem várias ações que podemos tomar além de simplesmente enviar uma resposta. Neste artigo, exploraremos as diferentes opções disponíveis dentro de uma conversa por e-mail e como aproveitá-las ao máximo. Desde a composição de respostas até a utilização de modelos salvos, inclusão de artigos de ajuda, adição de notas privadas e muito mais, abordaremos tudo o que você precisa saber para se comunicar efetivamente com seus clientes.
Opções de Resposta
Dentro de uma conversa por e-mail, você encontrará uma série de botões que representam as ações disponíveis. Esses botões permitem que você execute várias tarefas e interaja com o cliente. Para responder a um cliente, localize o botão "Responder", que enviará um e-mail com aparência regular semelhante aos do Gmail ou Outlook.
Composição de Resposta
Depois de clicar no botão "Responder", você será direcionado para o editor básico, onde poderá compor sua resposta. O editor fornece opções para adicionar destinatários CC e BCC, anexos, reações de emoji, imagens e diferentes estilos de formatação. Ele funciona de maneira semelhante a outros aplicativos de e-mail com os quais você já pode estar familiarizado.
Respostas Salvas
Para economizar tempo e melhorar a eficiência, o Help Scout oferece um recurso chamado "Respostas Salvas". Esses são modelos para respostas comuns a perguntas frequentes. Ao criar e utilizar esses modelos, você pode inserir rapidamente respostas pré-escritas em seus e-mails. As respostas salvas até podem ser preenchidas automaticamente com o nome do cliente, poupando o esforço de personalizar cada resposta. Além disso, se você encontrar uma nova resposta que acredita ser útil no futuro, pode salvá-la como modelo para fácil acesso.
Inclusão de Artigos de Ajuda
O Help Scout permite que você inclua links para artigos de ajuda diretamente em suas respostas por e-mail. Esse recurso elimina a necessidade de navegar separadamente na sua base de conhecimento. Com apenas alguns cliques, você pode inserir o link relevante em seu e-mail, fornecendo aos clientes acesso rápido a recursos úteis.
Adição de Notas Privadas
Em conversas por e-mail, você tem a opção de adicionar notas privadas. Essas notas são distinguíveis por sua cor amarela e são visíveis apenas para sua equipe. Os clientes nunca poderão ver nenhuma informação adicionada a uma nota. As notas privadas servem como meio de comunicação interna, permitindo que os membros da equipe colaborem e discutam aspectos específicos de uma conversa. Você até pode mencionar outros membros da equipe, notificando-os da necessidade de atenção dentro da conversa.
Mencionando Membros da Equipe
Se você tiver uma pergunta ou precisar de contribuição de um membro específico da equipe, pode usar o recurso de menção no Help Scout. Ao mencionar um membro da equipe, ele receberá uma notificação em sua conta do Help Scout e por e-mail, garantindo que esteja ciente da conversa que requer sua atenção.
Tags para Organização
O Help Scout fornece um recurso chamado "Tags" que permite que você organize e categorize sua caixa de entrada. Atribuindo tags aos e-mails, você pode facilmente filtrar e localizar conversas específicas com base em suas tags atribuídas. Esse recurso ajuda a otimizar seu fluxo de trabalho e garante uma gestão eficiente de sua caixa de entrada.
Resumo de IA
Para conversas por e-mail com vários tópicos, o Help Scout oferece uma ferramenta alimentada por IA chamada "Resumo de IA". Essa ferramenta lê automaticamente todos os tópicos e gera um resumo em forma de tópicos no final da conversa. O Resumo de IA economiza tempo valioso, fornecendo uma visão geral concisa do problema do cliente, permitindo que você compreenda rapidamente o contexto sem ler tópicos longos.
Fluxos de Trabalho Manuais
Para aumentar ainda mais a produtividade, o Help Scout oferece "Fluxos de Trabalho Manuais". Esse recurso permite que você agrupe várias ações e as execute com apenas alguns cliques. Em vez de executar ações individuais, como responder a um e-mail, adicionar uma nota, alterar o status ou aplicar tags separadamente, você pode combinar essas ações em um único fluxo de trabalho. Os Fluxos de Trabalho Manuais otimizam seu fluxo de trabalho, reduzindo o número de cliques necessários para concluir várias tarefas.
Configurações Adicionais
Além dos recursos mencionados acima, o Help Scout fornece várias configurações para personalizar suas conversas por e-mail. Essas configurações incluem opções para acompanhar uma conversa, movê-la para uma caixa de correio diferente e muito mais. O Help Scout oferece um conjunto abrangente de ferramentas para garantir que você tenha tudo o que precisa para responder efetivamente aos seus clientes.
Destaques
- Responda a e-mails com várias opções além de simplesmente enviar uma resposta.
- Componha respostas usando o editor básico, incluindo anexos, reações de emoji e opções de formatação.
- Utilize respostas salvas para inserir rapidamente modelos pré-escritos para respostas comuns.
- Inclua links de artigos de ajuda diretamente em suas respostas por e-mail.
- Adicione notas privadas para comunicação interna dentro de sua equipe.
- Mencione membros da equipe para notificá-los de conversas que requerem sua atenção.
- Organize sua caixa de entrada usando tags para gestão eficiente de e-mails.
- Use o Resumo de IA para gerar resumos em forma de tópicos para conversas por e-mail com vários tópicos.
- Crie fluxos de trabalho manuais para agrupar várias ações e executá-las com alguns cliques.
- Personalize configurações adicionais para aprimorar sua experiência de comunicação por e-mail.
FAQ
**P: Posso personalizar a formatação das minhas respostas?**
R: Sim, o editor básico no Help Scout permite que você formate suas respostas usando várias opções, como negrito, itálico, marcadores e muito mais.
**P: Posso salvar respostas para diferentes tipos de consultas?**
R: Absolutamente! O recurso de respostas salvas do Help Scout permite que você crie modelos para respostas comuns a perguntas frequentes.
