📚 Índice
1. Introdução
2. O que é o Help Scout?
3. Funcionalidades do Help Scout
- Caixa de entrada compartilhada
- Pastas personalizadas
- Estados de e-mail
- Detecção de colisão
- Conversas anteriores
- Propriedades do cliente
- Respostas salvas
- Doc
- Fluxos de trabalho manuais
- Fluxos de trabalho automáticos
- Configurações de caixa de correio
- Beacon
- Mensagens
4. Benefícios do Help Scout
- Aumento da eficiência
- Melhoria da comunicação
- Melhor serviço ao cliente
- Redução do volume de e-mails
5. Prós e contras do Help Scout
6. Destaques
7. Perguntas frequentes
1. Introdução
No mundo acelerado de hoje, a comunicação é fundamental. Isso é especialmente verdadeiro para instituições educacionais que precisam se comunicar regularmente com alunos, funcionários e ex-alunos. O Help Scout é uma ferramenta completa que pode ajudar as instituições educacionais a se comunicarem com seus stakeholders de forma mais eficiente e eficaz. Neste artigo, exploraremos as funcionalidades do Help Scout, seus benefícios e prós e contras.
2. O que é o Help Scout?
O Help Scout é uma ferramenta de comunicação que oferece uma caixa de entrada de e-mail compartilhada para ajudar equipes a se comunicarem com alunos, funcionários ou ex-alunos no mesmo lugar. Ele também permite que as instituições ofereçam chat ao vivo, bem como outras ferramentas de ajuda, como um site de perguntas frequentes. O Help Scout foi projetado para tornar a comunicação mais eficiente e eficaz, permitindo que vários membros da equipe trabalhem na mesma caixa de entrada simultaneamente.
3. Funcionalidades do Help Scout
Caixa de entrada compartilhada
A caixa de entrada compartilhada é a principal funcionalidade do Help Scout. Ele permite que vários membros da equipe trabalhem na mesma caixa de entrada simultaneamente. Isso significa que todos na equipe podem ver todos os e-mails recebidos e respondê-los conforme necessário. Essa funcionalidade é especialmente útil para instituições educacionais que recebem um grande volume de e-mails.
Pastas personalizadas
O Help Scout permite que os usuários criem pastas personalizadas para organizar determinados tipos de e-mails. Essa funcionalidade funciona como visualizações personalizadas e oferece aos usuários uma maneira simples de organizar determinados tipos de e-mails.
Estados de e-mail
O Help Scout possui quatro estados de e-mail: ativo, pendente, atribuído e fechado. Ativo é o estado padrão sempre que um novo e-mail chega. Pendente é um estado que é normalmente usado quando um e-mail está em espera. E-mails atribuídos são e-mails que foram atribuídos a um membro específico da equipe. E-mails fechados são e-mails que foram resolvidos.
Detecção de colisão
A detecção de colisão ajuda a evitar que membros da equipe se atrapalhem. Se outra pessoa da equipe estiver visualizando um e-mail, você verá um pequeno triângulo para indicar isso. Se alguém estiver respondendo a um e-mail, você verá um indicador vermelho.
Conversas anteriores
A funcionalidade de conversas anteriores permite que os usuários vejam outras vezes em que eles ou seus colegas de equipe se comunicaram com uma pessoa. Essa funcionalidade é especialmente útil para responder a e-mails atuais.
Propriedades do cliente
As propriedades do cliente permitem que os usuários salvem informações personalizadas sobre qualquer pessoa dentro de sua conta do Help Scout. Essas informações podem ser acessadas quando os usuários mais precisam delas.
Respostas salvas
As respostas salvas são modelos para respostas comuns a perguntas frequentes. Eles podem ser criados como modelos e adicionados rapidamente ao responder a qualquer e-mail.
Doc
O Doc é a ferramenta de base de conhecimento do Help Scout. Ele permite que os usuários criem facilmente um site de perguntas frequentes ou algo semelhante. Depois que os artigos são adicionados à base de conhecimento, o Help Scout gerará um site completo de base de conhecimento para os usuários.
Fluxos de trabalho manuais
Os fluxos de trabalho manuais ajudam os usuários a agrupar várias ações para executar sob seu comando. Eles podem ser usados para lidar com ações repetitivas com um clique.
Fluxos de trabalho automáticos
Os fluxos de trabalho automáticos são mais complexos do que os fluxos de trabalho manuais, mas economizarão muito tempo dos usuários em seu trabalho diário. Eles podem ser configurados para executar automaticamente ações com base em determinados gatilhos.
Configurações de caixa de correio
As configurações de caixa de correio permitem que os usuários configurem diferentes caixas de correio com suas próprias configurações distintas dentro da mesma conta do Help Scout. Isso significa que os usuários podem executar várias caixas de correio diferentes em uma única conta do Help Scout.
Beacon
O Beacon é um widget incorporável que pode ser colocado em um site. Ele tem quatro funções principais: um formulário de contato, chat ao vivo, uma conexão com o site Doc e mensagens.
Mensagens
As mensagens são uma parte do Beacon que permite que os usuários enviem mensagens proativamente aos visitantes do site em vez de esperar que eles interajam primeiro com o Beacon. Ele pode ser usado para compartilhar informações em todo o ecossistema de uma instituição.
4. Benefícios do Help Scout
Aumento da eficiência
O Help Scout pode ajudar a aumentar a eficiência permitindo que vários membros da equipe trabalhem na mesma caixa de entrada simultaneamente. Isso significa que todos na equipe podem ver todos os e-mails recebidos e respondê-los conforme necessário.
Melhoria da comunicação
O Help Scout pode ajudar a melhorar a comunicação permitindo que os membros da equipe se comuniquem entre si sem precisar iniciar outra thread de e-mail para fazê-lo. Eles podem se comunicar completamente dentro do Help Scout, e sempre haverá um registro pesquisável disso também.
Melhor serviço ao cliente
O Help Scout pode ajudar as instituições a fornecer um melhor serviço ao cliente, permitindo que respondam aos e-mails de forma mais rápida e eficiente. Isso significa que os alunos, funcionários e ex-alunos receberão respostas mais rápidas às suas perguntas.
Redução do volume de e-mails
O Help Scout pode ajudar a reduzir o volume de e-mails, permitindo que as instituições ofereçam opções de autoatendimento, como um site de perguntas frequentes. Isso significa que os alunos, funcionários e ex-alunos podem encontrar respostas para suas perguntas antes mesmo de entrar em contato com a instituição.
5. Prós e contras do Help Scout
Prós
- O Help Scout é uma ferramenta completa que pode ajudar as instituições a se comunicarem com seus stakeholders de forma mais eficiente e eficaz.
- O Help Scout oferece uma caixa de entrada de e-mail compartilhada para ajudar equipes a se comunicarem com alunos, funcionários ou ex-alunos no mesmo lugar.
