🚀 Help Scoutの自動化と生産性ツールで生産性を向上させる
ビジネスが成長し拡大するにつれて、サポートチームは限られたリソースでより多くの注文と顧客を処理するというプレッシャーにさらされます。これによりミスが生じ、顧客満足度が低下する可能性があります。Help Scoutの自動化と生産性ツールを使用することで、サポートチームは追加の負荷を処理し、顧客により良い体験を提供することができます。
📋 目次
- イントロダクション
- サポートチームへのプレッシャー
- Help Scoutの自動化と生産性ツール
- ワークフロー
- 自動ワークフロー
- 手動ワークフロー
- 人気のあるワークフローの例
- タグ
- レポートビュー
- 保存済みの返信
- 変数を使用したメールの個別応答
- 最も使用される保存済みの返信
- 結論
- FAQ
イントロダクション
この記事では、Help Scoutの自動化と生産性ツールについて説明し、サポートチームが追加の負荷を処理し、顧客により良い体験を提供する方法について探求します。ワークフロー、タグ、レポートビュー、保存済みの返信について説明し、時間の節約と生産性の向上に役立つ使用例を提供します。
サポートチームへのプレッシャー
ビジネスが成長し拡大するにつれて、サポートチームは限られたリソースでより多くの注文と顧客を処理するというプレッシャーにさらされます。これによりミスが生じ、顧客満足度が低下する可能性があります。Help Scoutの自動化と生産性ツールを使用することで、サポートチームは追加の負荷を処理し、顧客により良い体験を提供することができます。
Help Scoutの自動化と生産性ツール
Help Scoutの自動化と生産性ツールには、ワークフロー、タグ、レポートビュー、保存済みの返信が含まれます。これらのツールは、タスクの自動化、会話の整理、顧客への個別応答の提供により、サポートチームが時間を節約し生産性を向上させるのに役立ちます。
ワークフロー
ワークフローは条件とアクションで構成されています。自動ワークフローでは、内部の追跡や組織化、自動返信や通知の送信など、タスクの自動化が可能です。手動ワークフローでは、数回のクリックでメール上の複数のアクションを処理することができます。ワークフローは、チームが日々より生産的な活動に時間を割くために、ほぼ無限の方法で使用することができます。
自動ワークフロー
自動ワークフローは常にオンでバックグラウンドで実行されます。メールボックス内の新しいおよび既存の会話を条件に一致させ、指定された1つ以上のアクションを自動的に実行します。これらは基本的なif-then文と考えることができます。Help Scoutで特定のことが起こった場合、これらのアクションが自動的に実行されます。
手動ワークフロー
手動ワークフローはコマンドによって実行されます。手動ワークフローを適用すると、Help Scoutはすべてのアクションを一度に実行します。これらの手動ワークフローを使用すると、数回のクリックでメール上の複数のアクションを処理することができ、チームの時間を節約し、一貫性を確保することができます。
人気のあるワークフローの例
ワークフローの人気のある使用方法の1つは、キュー内の古くなっている会話を追跡することです。また、件名や本文中のキーワードに基づいてワークフローを設定することもできます。たとえば、メールの件名が「返品と交換」と同じであれば、タグを付けてフォルダに追加することができます。また、その件名や本文のキーワードを使用して、特定の問題を処理する可能性のある特定の担当者に着信メールを割り当てることもできます。
タグ
タグは主にワークフローと組み合わせて使用されますが、個々の会話に手動で追加することもできます。特定のトレンドや顧客のメールを追跡するための素晴らしい方法です。タグはレポート作成にも非常に役立ちます。数回のクリックで、特定のタグを持つメールの数に基づいたレポートを任意の期間で作成することができます。
レポートビュー
レポートビューでは、メールボックスやカスタムフィールドなどのさまざまな要素でレポートを絞り込むことができます。また、タグによっても絞り込むことができ、チームが取り組んでいる問題の数と種類を正確に把握することができます。これらのフィルタは一度だけ使用することもできますし、簡単にアクセスできるレポートとして保存することもできます。
保存済みの返信
保存済みの返信は、アカウントに事前に保存されたテキストの断片です。これらをメールに追加して挿入することができます。頻繁に寄せられる質問が発生するたびに、チームは同じ完全な返信を毎回入力する必要がないため、時間を節約するのに役立ちます。保存済みの返信は、一貫して優れたサービスを提供するためにチームに最適な返信を提供できるため、役立ちます。
変数を使用したメールの個別応答
変数は、顧客のユーザーメールボックスや会話データなどのプレースホルダーです。波括弧とパーセント記号の間に特定のテキストを使用して定義されます。変数は、メールの個別応答をよりパーソナライズすることができ、さらに時間を節約するのに役立ちます。
最も使用される保存済みの返信
すべてのチャネルのレポートにアクセスし、最も使用される保存済みの返信を確認することができます。傾向を見つけた場合、そのデータを使用して必要な記事をナレッジベースに作成することができます。これにより、顧客がメールを送信する前に自己解決できるようになります。
結論
Help Scoutの自動化と生産性ツールは、サポートチームが追加の負荷を処理し、顧客により良い体験を提供するのに役立ちます。ワークフロー、タグ、レポートビュー、保存済みの返信により、タスクの自動化、会話の整理、顧客への個別応答の提供が可能となり、時間の節約と生産性の向上が図られます。
FAQ
Q: Help Scoutで独自のワークフローを作成できますか？
A: はい、Help Scoutで独自のワークフローを作成することができます。ワークフローは条件とアクションで構成され、ほぼ無限の方法で使用することができます。チームの時間を節約し、より生産的な活動に時間を割くために役立ちます。
