目次
1. はじめに
2. テンプレートの利点
3. Ziteでのテンプレートの作成
4. テンプレートの管理
5. テンプレートにテキストを事前入力する
6. テンプレートに受信者を追加する
7. 署名用のテンプレートを送信する
8. 追加の署名フィールド
9. 結論
10. よくある質問（FAQ）
はじめに
現代のビジネスでは、営業契約や採用書類からソーシャルメディアポリシーまで、署名が必要な文書が多数存在します。これらの文書を手動で処理し署名することは時間がかかり、誤りが発生する可能性があります。しかし、テンプレートを使用することで、署名ワークフローを自動化し、時間を節約し、誤りのリスクを減らすことができます。
テンプレートの利点
テンプレートを使用することで、ビジネスにはいくつかの利点があります。まず、文書の作成プロセスを高速化し、素早く文書を生成できます。また、誤り（誤った署名フィールドの配置など）のリスクを最小限に抑えることができます。テンプレートは標準化されたフォーマットを提供し、すべての文書で一貫性を確保します。さらに、テンプレートは簡単に共有でき、組織内のすべての人が使用できるため、効率と協力を促進します。
Ziteでのテンプレートの作成
Ziteでテンプレートを作成するには、次の簡単な手順に従ってください。
1. Ziteダッシュボードにログインします。
2. 左側のナビゲーションペインで「テンプレート」をクリックします。
3. 「テンプレートの作成」を選択します。
4. テンプレートに変換したいドキュメントをアップロードします。
5. テンプレート名と受信者の詳細を入力します。
6. 受信者に役割を割り当てます。
7. ROフィールドまたはメールフィールドが定義されていることを確認します。
8. 「続行」をクリックしてドキュメントビューアに進みます。
9. または、ドキュメントを後で使用するために「保存して閉じる」をクリックします。
テンプレートの管理
テンプレートを作成したら、Ziteダッシュボードから簡単に管理できます。次の手順に従ってください。
1. 左側のナビゲーションペインで「テンプレート」をクリックします。
2. 必要なテンプレートを選択します。
3. 受信者の詳細を入力します。
4. 必要に応じて一括受信者を追加します。
5. 「続行」をクリックしてドキュメントビューアに進みます。
テンプレートにテキストを事前入力する
Ziteでは、オーナーとしてテンプレートにテキストを事前入力することができます。この機能により、時間を節約し、一貫性を確保できます。テンプレートにテキストを事前入力するには、次の手順に従ってください。
1. ドキュメントビューアでテンプレートを開きます。
2. 受信者ペインで「あなたによる事前入力」オプションを選択します。
3. ドキュメントに事前入力するテキストを追加します。
4. すべてのフィールドが追加されたら、「保存」をクリックします。
テンプレートに受信者を追加する
テンプレートを使用する場合、受信者を簡単に追加し、役割を割り当てることができます。テンプレートに受信者を追加するには、次の手順に従ってください。
1. ドキュメントビューアでテンプレートを開きます。
2. 受信者の詳細を入力します。
3. 受信者に役割を割り当てます。
4. 「続行」をクリックしてドキュメントビューアに進みます。
署名用のテンプレートを送信する
テンプレートを準備したら、署名用に送信する準備が整いました。次の手順に従ってください。
1. ドキュメントビューアでテンプレートを開きます。
2. 必要に応じて追加の署名フィールドを追加します。
3. 「送信」をクリックして署名用のテンプレートを送信します。
追加の署名フィールド
場合によっては、テンプレートに追加の署名フィールドを追加する必要がある場合があります。次の手順に従ってください。
1. ドキュメントビューアでテンプレートを開きます。
2. 必要な署名フィールドを追加します。
3. 「送信」をクリックして署名用のテンプレートを送信します。
結論
Ziteでテンプレートを使用することで、署名ワークフローを劇的に効率化することができます。プロセスを自動化することで、時間を節約し、誤りを減らし、すべての文書で一貫性を確保することができます。テンプレートは作成、管理、共有が簡単であり、すべてのサイズのビジネスにとって貴重なツールです。
よくある質問（FAQ）
**Q: Ziteでテンプレートをカスタマイズできますか？**
A: はい、Ziteでは、特定の要件に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。Ziteは、テンプレートの作成と変更に柔軟性を提供します。
**Q: テンプレートに複数の受信者を追加できますか？**
A: はい、テンプレートに複数の受信者を追加できます。Ziteでは、各受信者の詳細を入力し、役割を割り当てることができます。
**Q: 署名用に送信されたテンプレートのステータスを追跡できますか？**
A: はい、Ziteは、署名用に送信されたテンプレートのステータスを監視するための追跡機能を提供します。誰が署名したか、保留中の人物を簡単に追跡できます。
**Q: Ziteは、さまざまなドキュメント形式に対応していますか？**
A: はい、Ziteは、PDF、Wordなどのさまざまなドキュメント形式をサポートしています。形式に関係なく、ドキュメントをアップロードしてテンプレートに変換することができます。
**Q: Ziteは、機密情報を扱うために安全ですか？**
A: Ziteは、ドキュメントのセキュリティと機密性を優先します。堅牢な暗号化を採用し、業界のベストプラクティスに従って、機密情報を保護します。
Ziteとその機能に関する詳細については、[AI Chatbot](https://www.voc.ai/product/ai-chatbot)をご覧ください。このAIチャットボットは、カスタマーサービスの大量の作業を自動的に削減することができるため、どのビジネスにも優れた追加機能です。
