目次
1. イントロダクション
2. Help Scoutの始め方
3. Help Scoutへのログイン
4. メールボックスの理解
5. Outlookメールを使用したログイン
6. 異なるメールボックスへのアクセス
7. 未割り当てボックスの操作
8. 割り当てられたメールの管理
9. フォルダとラベルのナビゲーション
10. Help Scoutボタンの活用
11. ノートと内部コミュニケーションの送信
12. メールの割り当てとワークフロー
13. メールボックス間の会話の移動
14. 結論
イントロダクション
この記事では、強力なカスタマーサポートプラットフォームであるHelp Scoutのさまざまな側面について探っていきます。Help Scoutに初めて触れる方や知識を向上させたい方にとって、このガイドは機能や機能性について包括的な理解を提供します。ログインからメールボックスの管理、メールの割り当て、ワークフローのツールまで、すべてを網羅します。それでは、Help Scoutを使い始めましょう！
1. Help Scoutの始め方
具体的な内容に入る前に、まずHelp Scoutについて理解しましょう。Help Scoutは、コミュニケーションを効率化し生産性を向上させるために設計されたカスタマーサポートプラットフォームです。Help Scoutを使用することで、効率的に顧客の問い合わせを管理し、チームとの協力を図り、優れたサポートを提供することができます。
2. Help Scoutへのログイン
Help Scoutにアクセスするには、Outlookのメールアカウントを使用してログインする必要があります。これにより、安全なログインプロセスが確保され、パスワードのリカバリーも簡単に行えます。パスワードを忘れた場合に不便を避けるために、Outlookのメールアドレスをログイン情報として使用してください。
3. メールボックスの理解
Help Scoutは、顧客の問い合わせを異なるメールボックスに整理しています。組織内の役割に応じて、複数のメールボックスにアクセスできる場合があります。たとえば、サポートチームのメンバーであれば、採用、財務、ビデオサポートに関連するメールボックスにアクセスできるでしょう。採用コーチであれば、自分自身のメールボックスと他のチームメンバーのメールボックスが主に表示されます。
4. Outlookメールを使用したログイン
Help ScoutのログインにOutlookのメールを使用することで、シームレスな体験を提供します。パスワードをリセットする必要がある場合、Help ScoutはパスワードリセットのメールをOutlookのメールアドレスに送信します。これにより、手間をかけることなくアカウントに再アクセスできます。
5. 異なるメールボックスへのアクセス
Help Scoutにログインすると、アクセスできるさまざまなメールボックスが表示されます。役割に応じて、これらのメールボックスには未割り当てボックス、共有メールボックス、個人のメールボックスなどが含まれる場合があります。各メールボックスは特定の目的で使用され、チーム内の効率的なコラボレーションと組織化を可能にします。
6. 未割り当てボックスの操作
Help Scoutの未割り当てボックスには、まだ誰にも割り当てられていないメールが含まれています。このボックスは、対応が必要な問い合わせの中央ハブとして機能します。チームメンバーはメールを受け取り、迅速な対応を行うことができます。未割り当てボックスを定期的にチェックすることで、顧客の問い合わせが見逃されないようにできます。
7. 割り当てられたメールの管理
Help Scoutで自分自身にメールを割り当てると、個人の「mind」フォルダに移動します。このフォルダには、あなたが担当するすべてのメールが含まれています。割り当てられたタスクに追いつくために、定期的にmindフォルダを確認することが重要です。顧客への迅速なサポートを提供するために、mindフォルダをチェックすることが重要です。
8. フォルダとラベルのナビゲーション
Help Scoutは、フォルダとラベルを使用してメールを効率的に整理する便利な方法を提供しています。特定のメールボックス内で作業する際には、「受信トレイ」、「送信済み」、「スパム」などのフォルダが表示されます。これらのフォルダを使用することで、メールを効果的に分類して検索することができます。さらに、ラベルを使用して関連するキーワードでメールにタグを付けることもでき、簡単に取り出して整理することができます。
9. Help Scoutボタンの活用
Help Scoutには、ワークフローとコミュニケーションを向上させるさまざまなボタンがあります。メールに返信する際には、「返信」や「ノート」といったオプションがあります。「返信」ボタンを使用すると、顧客に直接返信することができます。「ノート」ボタンを使用すると、チームメンバーとの内部コミュニケーションが可能です。これらのボタンは、シームレスなコラボレーションを促進し、効果的なカスタマーサポートを確保します。
10. ノートと内部コミュニケーションの送信
Help Scoutの内部ノートは、チームのコラボレーションにおいて貴重なツールです。同僚とのコミュニケーション、支援の要求、顧客の問い合わせに関する追加の文脈を提供するために使用できます。ノートを追加する際には、関連するチームメンバーやマネージャーに割り当てることを忘れないでください。これにより、ノートが意図した受信者に届き、ワークフローが効率化されます。
11. メールの割り当てとワークフロー
Help Scoutでメールを割り当てることは、効率的なタスク管理には欠かせません。ただし、メールはチーム内の個人にのみ割り当てるようにしてください。外部の関係者や関連のないメールボックスにメールを割り当てることは避け、混乱や対応時間の遅れを防ぐようにしましょう。適切な割り当ての方法に従うことで、スムーズなコラボレーションと効果的なカスタマーサポートを確保できます。
12. メールボックス間の会話の移動
Help Scout内で会話を1つのメールボックスから別のメールボックスに移動する必要がある場合があります。これは、異なるチームや部門間で問い合わせを移動する場合に特に便利です。移動機能を使用することで、会話をシームレスに移動させることができます。これにより、誤ったコミュニケーションが起こるのを防ぎ、メールが適切な受信者に届くようになります。
13. 結論
この記事では、ログインからメールボックスの管理、メールの割り当て、ワークフローのツールの活用など、Help Scoutの重要な側面をカバーしました。ここで説明されているガイドラインとベストプラクティスに従うことで、カスタマーサポートの経験を最適化し、顧客に優れたサービスを提供することができます。Help Scoutを活用することで、コミュニケーションを効率化し、協力を図ることができます。
