Table des matières :
1. Introduction
2. Qu'est-ce que les automatisations dans Help Scout ?
3. Comment accéder aux workflows dans Help Scout
4. Workflows individuels et critères de déclenchement
5. Workflows manuels et actions
6. Divers cas d'utilisation des workflows
7. Avantages de l'utilisation des workflows dans Help Scout
8. Avantages et inconvénients des automatisations
9. Points forts
10. Foire aux questions (FAQ)
**Automatisation de votre flux de travail dans Help Scout**
Introduction :
Dans le monde d'aujourd'hui où tout va vite, le temps est précieux, surtout lorsqu'il s'agit de gérer le support client. Help Scout le comprend et propose une fonctionnalité puissante appelée automatisations, qui peut rationaliser votre flux de travail et vous faire gagner un temps précieux. Dans cet article, nous explorerons les tenants et aboutissants des automatisations dans Help Scout, comment les configurer et les avantages qu'elles apportent à vos opérations de service client.
1. Qu'est-ce que les automatisations dans Help Scout ?
Les automatisations, également connues sous le nom de workflows dans Help Scout, sont un ensemble d'actions prédéfinies qui peuvent être déclenchées automatiquement en fonction de conditions spécifiques. Ces actions peuvent être effectuées sur des conversations par e-mail, vous permettant d'automatiser des tâches répétitives et de vous concentrer sur la fourniture d'un support client exceptionnel. Pensez aux automatisations comme à votre assistant personnel, qui s'occupe des tâches fastidieuses pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus.
2. Comment accéder aux workflows dans Help Scout
Pour accéder aux workflows dans Help Scout, rendez-vous dans les paramètres de la boîte de réception. Vous y trouverez une section dédiée aux workflows. Chaque boîte de réception dans Help Scout dispose de ses propres paramètres distincts, ce qui vous permet de personnaliser les automatisations en fonction de vos besoins spécifiques. Que vous ayez plusieurs adresses e-mail ou différentes entreprises, Help Scout garde tout organisé et séparé dans le même compte.
3. Workflows individuels et critères de déclenchement
Les workflows individuels dans Help Scout sont conçus pour répondre à des critères de déclenchement spécifiques. Par exemple, si un client laisse une évaluation négative et un commentaire dans un e-mail, Help Scout peut automatiquement changer le statut de l'e-mail de "fermé" à "actif" et copier la conversation dans un dossier appelé "mauvaises évaluations". Cela permet à votre équipe d'être informée de tout problème nécessitant une attention immédiate.
4. Workflows manuels et actions
En plus des workflows individuels, Help Scout propose également des workflows manuels. Ces workflows ne s'exécutent pas automatiquement, mais vous permettent de regrouper une série d'actions. Ils peuvent être déclenchés manuellement par un membre de l'équipe après avoir lu un e-mail. Les workflows manuels offrent un moyen pratique d'effectuer plusieurs actions simultanément, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches répétitives.
5. Divers cas d'utilisation des workflows
La polyvalence des workflows dans Help Scout est vraiment remarquable. Ils peuvent être utilisés de nombreuses manières pour améliorer vos opérations de support client. Certains cas d'utilisation courants incluent l'ajout de balises aux conversations par e-mail en fonction d'un texte spécifique dans le corps de l'e-mail, la configuration de dossiers pour mettre en évidence les e-mails en attente depuis longtemps, l'envoi d'e-mails de suivi aux clients après une période spécifique, voire l'attribution automatique d'e-mails de clients à des membres spécifiques de l'équipe. Les possibilités sont infinies et les workflows peuvent être adaptés à vos besoins uniques.
6. Avantages de l'utilisation des workflows dans Help Scout
La mise en place de workflows dans Help Scout apporte de nombreux avantages à votre flux de travail de service client. Tout d'abord, cela élimine le besoin d'intervention manuelle dans les tâches routinières, vous permettant de vous concentrer sur des questions plus importantes. Deuxièmement, cela garantit la cohérence de vos processus de support, car les workflows suivent des règles et des actions prédéfinies. Troisièmement, cela améliore l'efficacité en réduisant les temps de réponse et en automatisant les actions répétitives. Enfin, cela renforce la collaboration au sein de votre équipe, car tout le monde peut accéder et comprendre le statut de chaque conversation par e-mail.
Avantages :
- Économise du temps en automatisant les tâches répétitives
- Assure la cohérence des processus de support
- Améliore l'efficacité et réduit les temps de réponse
- Renforce la collaboration au sein de l'équipe
Inconvénients :
- Nécessite une configuration initiale
- Peut nécessiter des essais et des ajustements pour peaufiner les workflows
7. Points forts
- Les automatisations, ou workflows, dans Help Scout automatisent les tâches répétitives dans votre flux de travail de support client.
- Les workflows peuvent être déclenchés en fonction de conditions spécifiques et effectuer une série d'actions prédéfinies.
- Help Scout propose à la fois des workflows individuels et manuels pour répondre à différents besoins.
- Les workflows peuvent être utilisés de différentes manières, comme l'ajout de balises aux e-mails, la mise en évidence des conversations en attente depuis longtemps et l'attribution automatique d'e-mails à des membres de l'équipe.
- L'utilisation des workflows dans Help Scout permet de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité et de renforcer la collaboration au sein de votre équipe.
8. Foire aux questions (FAQ)
Q : Puis-je créer des workflows personnalisés dans Help Scout ?
R : Oui, Help Scout vous permet de créer des workflows personnalisés en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez définir des critères de déclenchement et des actions pour automatiser vos processus de support.
Q : Les workflows peuvent-ils être appliqués à plusieurs boîtes de réception ?
R : Oui, les workflows peuvent être personnalisés pour chaque boîte de réception dans Help Scout. Cela vous permet de gérer différentes adresses e-mail et entreprises séparément dans le même compte.
Q : Les workflows s'appliquent-ils uniquement aux conversations par e-mail ?
R : Oui, les workflows dans Help Scout sont conçus pour automatiser des actions sur les conversations par e-mail. Ils ne peuvent pas être appliqués à d'autres canaux tels que le chat en direct ou le support téléphonique.
Q : Puis-je suivre les performances de mes workflows ?
R : Help Scout propose des fonctionnalités d'analyse et de reporting qui vous permettent de suivre les performances de vos workflows. Vous pouvez surveiller des métriques telles que les temps de réponse, les taux de réalisation et la satisfaction client.
Q : Comment puis-je commencer avec les workflows dans Help Scout ?
R : Pour commencer avec les workflows dans Help Scout, rendez-vous dans les paramètres de la boîte de réception et explorez les options disponibles. Vous pouvez créer de nouveaux workflows, modifier ceux existants et expérimenter différents critères de déclenchement et actions.
Ressources :
- [AI Chatbot](https://www.voc.ai/product/ai-chatbot) - Présentation d'un chatbot IA capable de réduire automatiquement une grande quantité de travail
