Comprendre Zoho Sign : Un guide complet
Êtes-vous fatigué de la méthode traditionnelle de signature des documents ? Souhaitez-vous rationaliser votre flux de travail et gagner du temps ? Ne cherchez pas plus loin que Zoho Sign, l'application de signature électronique qui vous aide à envoyer, signer et gérer les documents commerciaux grâce à un processus de signature numérique simple mais sécurisé basé sur le cloud.
Dans ce guide complet, nous vous présenterons les fonctionnalités et les capacités de Zoho Sign, et nous vous montrerons comment il peut vous aider à numériser votre processus de signature de documents. Des bases des signatures électroniques aux fonctionnalités avancées de Zoho Sign, nous avons tout prévu.
Table des matières
1. Introduction
2. Signatures électroniques vs signatures numériques
3. Pourquoi les signatures numériques ?
4. Qu'est-ce que Zoho Sign ?
5. Principales fonctionnalités de Zoho Sign
6. Intégrations avec d'autres applications
7. Comment utiliser Zoho Sign
8. Modèles
9. Formulaires de signature
10. Rapports
11. Conclusion
Introduction
À l'ère numérique d'aujourd'hui, les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions numériques pour rationaliser leurs flux de travail et gagner du temps. Un domaine où cela est particulièrement important est la signature de documents. Les méthodes traditionnelles de signature de documents, telles que l'impression, la signature et la numérisation, sont longues et fastidieuses. Elles présentent également leurs propres inconvénients, tels qu'une mauvaise gestion des documents importants, des délais manqués et la nécessité de renouveler les contrats en raison de l'incapacité à les suivre.
Zoho Sign offre une solution à ces problèmes en fournissant un processus de signature numérique simple mais sécurisé basé sur le cloud. Avec Zoho Sign, vous pouvez envoyer, signer et gérer facilement les documents commerciaux, ce qui vous fait gagner du temps et améliore votre productivité.
Signatures électroniques vs signatures numériques
Avant de nous plonger dans les fonctionnalités de Zoho Sign, comprenons d'abord la différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques.
Une signature électronique est une forme numérique de votre signature ajoutée à un document. Cependant, elle n'est pas nécessairement sécurisée, car elle peut être altérée et son authenticité est difficile à vérifier. En revanche, les signatures numériques sont un type de signature électronique, mais par conception, elles sont plus sécurisées. Leur authenticité et leur intégrité peuvent être vérifiées grâce à des certificats de signature numérique et à la méthodologie de l'infrastructure à clé publique. Par conséquent, les signatures numériques sont largement acceptées comme équivalent légal des signatures manuscrites et des cachets, mais elles offrent une sécurité intrinsèque bien plus importante.
Pourquoi les signatures numériques ?
La transformation numérique est en cours partout, et il est grand temps que votre entreprise numérise son processus de signature de documents. Les signatures numériques offrent un moyen plus sécurisé et plus efficace de signer des documents, ce qui vous fait gagner du temps et améliore votre productivité. Avec Zoho Sign, vous pouvez rationaliser votre flux de travail et éviter les inconvénients des méthodes traditionnelles de signature de documents.
Qu'est-ce que Zoho Sign ?
Zoho Sign est une application de signature électronique qui vous aide à envoyer, signer et gérer les documents commerciaux grâce à un processus de signature numérique simple mais sécurisé basé sur le cloud. Le logiciel a déjà permis aux entreprises d'économiser des millions de dollars en frais administratifs en les aidant à numériser leurs documents et leur cycle de vie des contrats.
Zoho Sign offre toutes les fonctions et fonctionnalités clés d'une solution de signature numérique, ainsi que plusieurs personnalisations plus sophistiquées qui contribuent à améliorer la productivité et l'efficacité globales. Et la cerise sur le gâteau, c'est que Zoho Sign s'intègre facilement à vos applications internes grâce à nos propres API REST, webhooks et SDK mobiles.
Principales fonctionnalités de Zoho Sign
Zoho Sign offre une large gamme de fonctionnalités pour vous aider à rationaliser votre processus de signature de documents. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités :
Authentification multi-facteurs
Zoho Sign propose une authentification multi-facteurs, une preuve d'échantillon, des pistes d'audit et une horodatage blockchain, ainsi qu'un certificat d'achèvement. Ces fonctionnalités garantissent que seule la personne concernée a signé le document et que l'authenticité et l'intégrité du document peuvent être vérifiées.
Vérification d'identité Sinus
Zoho Sign propose également une vérification d'identité Sinus, une intégration avec divers fournisseurs de serveurs de confiance QES, AES, des horodatages de documents de confiance et la collecte sécurisée de signatures via SMS.
Intégrations avec d'autres applications
Zoho Sign s'intègre à de nombreuses autres applications, notamment Zoho CRM, Zoho Finance, Zoho People, Zoho Recruit, HubSpot, Pipedrive, Freshsales, et bien d'autres. Il offre également une intégration avec des outils de flux de travail sans code tels que Zoho Flow, Zapier et Microsoft Power Automate, qui vous aident à automatiser la collecte de signatures numériques et les flux de travail.
Modèles
Zoho Sign propose des modèles, qui sont une fonctionnalité permettant de réutiliser des formats courants que vous souhaitez renvoyer ou réutiliser périodiquement. Vous pouvez les enregistrer en tant que modèle, et chaque fois que vous avez besoin de les utiliser, vous pouvez simplement accéder à l'onglet des modèles en quelques clics et envoyer le modèle manuellement.
Formulaires de signature
Zoho Sign propose également des formulaires de signature, qui vous permettent de générer une URL de signature sécurisée pouvant être distribuée publiquement via un site web. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les inscriptions sur les sites web, où les utilisateurs peuvent s'inscrire sur votre site et accepter les conditions générales à l'aide d'une URL de signature sécurisée.
Rapports
Zoho Sign propose des rapports, qui vous donnent une représentation graphique de l'état des documents. Vous pouvez consulter les documents refusés, terminés ou en cours pour une période spécifique et exporter les rapports au format CSV.
Intégrations avec d'autres applications
Zoho Sign s'intègre à de nombreuses autres applications, notamment Zoho CRM, Zoho Finance, Zoho People, Zoho Recruit, HubSpot, Pipedrive, Freshsales, et bien d'autres. Il offre également une intégration avec des outils de flux de travail sans code tels que Zoho Flow, Zapier et Microsoft Power Automate, qui vous aident à automatiser la collecte de signatures numériques et les flux de travail.
Comment utiliser Zoho Sign
Utiliser Zoho Sign est facile et simple. Une fois que vous vous êtes inscrit à Zoho Sign,
