Digitalizar e Automatizar a Coleta de Dados e Assinaturas Rotineiras com Zoho Sign e Zoho Forms
No mundo acelerado de hoje, as empresas estão constantemente procurando maneiras de otimizar seus processos e melhorar seu fluxo de trabalho. Uma área que tem visto melhorias significativas nos últimos anos é a coleta de dados e assinaturas rotineiras. Abordagens tradicionais com caneta e papel podem ser lentas e ineficientes, reduzindo a produtividade e aumentando o risco de erros. No entanto, ao usar assinaturas digitais e formulários online, as empresas podem otimizar todo esse processo e lidar com todos os seus documentos em um sistema digital centralizado e facilmente acessível.
As Dificuldades com a Documentação em Papel
Antes de explorarmos os benefícios das assinaturas digitais e dos formulários online, vamos discutir as dificuldades da documentação em papel. Se você já se viu enterrado sob pilhas de papéis que parecem nunca acabar, sabe o quão cansativo e demorado pode ser. Imprimir documentos, assiná-los fisicamente, enviá-los pelo correio aos destinatários, coletar assinaturas e gerenciá-los pode ser um processo lento e ineficiente que reduz a produtividade. Além disso, a papelada tradicional é prejudicial ao meio ambiente e resulta em desperdício de papel.
O que são Assinaturas Digitais?
Assinaturas digitais, também conhecidas como assinaturas eletrônicas, são uma alternativa contemporânea às assinaturas manuscritas tradicionais. Elas são confiáveis, oferecem segurança aprimorada e não podem ser facilmente adulteradas como as assinaturas manuscritas. As assinaturas digitais usam certificados de assinatura digital que estão vinculados à identidade do signatário, tornando-as mais seguras. Os signatários podem anexar uma impressão digital digital a um documento, que funciona como um selo. Se o documento assinado for alterado ou adulterado, o documento se torna inválido. As assinaturas digitais também têm validade legal e possuem o mesmo status legal que as assinaturas manuscritas na maioria dos países.
Os Benefícios das Assinaturas Digitais
As assinaturas digitais proporcionam um tempo de resposta mais rápido, são economicamente viáveis e oferecem grande facilidade, simplificando todo o procedimento do início ao fim. Os signatários podem usar seus smartphones ou computadores para assinar acordos de qualquer lugar e a qualquer momento, tornando o processo muito mais flexível e acessível. O Zoho Sign é um software de assinatura digital que pode facilitar muito a sua vida. Com o Zoho Sign, você pode assinar e enviar documentos com segurança por meio de uma plataforma baseada em nuvem. Além disso, empresas em todo o mundo têm conseguido economizar dinheiro ao digitalizar seu processo de documentação com o Zoho Sign. O Zoho Sign oferece recursos avançados, como modelos, formulários de assinatura, assinatura em massa e assinatura presencial, tornando seu trabalho mais otimizado.
O que são Formulários Online?
Formulários online são documentos eletrônicos usados para coletar informações de indivíduos ou organizações. Esses formulários são desenvolvidos e acessíveis pela internet. Os formulários online podem ser projetados para coletar uma variedade de informações, como feedback de clientes, inscrições em eventos, candidaturas a empregos e muito mais. Eles oferecem uma maneira mais eficiente e conveniente de coletar dados e estão substituindo rapidamente os formulários em papel tradicionais. Os formulários online são usados em uma ampla gama de setores, incluindo saúde, educação, governo, finanças e varejo.
Os Benefícios do Zoho Forms
O Zoho Forms é uma poderosa ferramenta de criação de formulários online e coleta de dados que ajuda as empresas a otimizar seus processos de gerenciamento de dados. Com o Zoho Forms, você pode criar e distribuir facilmente formulários personalizados de acordo com suas necessidades específicas. O Zoho Forms oferece recursos avançados, como criação de modelos combinados, configuração de alertas de notificação e conexão de formulários a outras ferramentas de negócios para automatizar seus fluxos de trabalho com base nos dados coletados por meio dos formulários, economizando tempo e esforço. Com o aplicativo móvel do Zoho Forms, você pode coletar dados em qualquer lugar, mesmo quando estiver offline. O aplicativo também permite que você use a câmera do seu telefone para digitalizar facilmente códigos de barras para preenchimento automático de dados e adicionar imagens diretamente aos seus formulários.
Como Zoho Sign e Zoho Forms Trabalham Juntos
O Zoho Sign e o Zoho Forms trabalham juntos de forma integrada para otimizar seus processos e melhorar seu fluxo de trabalho. Para começar, você deve criar um modelo do Zoho Sign para o seu documento e personalizá-lo com os campos necessários. Em seguida, você deve criar um formulário do Zoho Forms para coletar os dados do documento. Em seguida, integre o formulário do Zoho Forms ao modelo do Zoho Sign, mapeando os campos do destinatário no modelo com os campos correspondentes do formulário. Obtenha os nomes e endereços de e-mail dos destinatários a partir dos campos do formulário, escolha uma ação a ser executada ao enviar o formulário ou salve a configuração para concluir a integração. Por fim, envie o documento para assinatura aos destinatários dos quais deseja coletar assinaturas, selecionando as entradas do formulário deles.
Como Compartilhar ou Incorporar um Formulário do Zoho
Para compartilhar seu formulário do Zoho como um link público, selecione a opção pública em "compartilhar com" e, em seguida, simplesmente copie o link fornecido em "URL permanente do formulário" e compartilhe-o com seu público. Você também pode compartilhar o formulário como um código QR, o que permite que seu público acesse diretamente o formulário em seus dispositivos. Você também pode compartilhar o formulário em suas redes sociais, como Facebook, Twitter e LinkedIn, diretamente do Zoho Forms. O Zoho Forms também oferece opções para compartilhar seus formulários com usuários específicos de sua organização, grupos e todos os usuários de sua organização.
Conclusão
Em conclusão, o Zoho Sign e o Zoho Forms são ferramentas poderosas que podem trabalhar juntas de forma integrada para otimizar seus processos e melhorar seu fluxo de trabalho. Ao digitalizar e automatizar a coleta de dados e assinaturas rotineiras, as empresas podem economizar tempo, reduzir erros e aumentar a produtividade. O Zoho Sign e o Zoho Forms são soluções fáceis de usar, disponíveis em uma variedade de plataformas, proporcionando a máxima flexibilidade para trabalhar em qualquer dispositivo, a qualquer momento, garantindo produtividade máxima. Com o Zoho Sign e o Zoho Forms, as empresas podem
