Table des matières :
1. Introduction
2. Envoi d'un document pour signature avec Zoho Sign
3. Téléchargement et renommage de documents
4. Ajout de destinataires et définition de l'ordre de signature
5. Configuration de la langue et ajout d'un message privé
6. Configuration de l'authentification via OTP
7. Paramètres supplémentaires : date limite du document et organisation
8. Configuration des rappels périodiques
9. Finalisation et envoi du document
10. Conclusion
**Envoi d'un document pour signature avec Zoho Sign**
À l'ère numérique d'aujourd'hui, la signature électronique des documents est devenue une pratique courante. Zoho Sign offre une manière pratique et efficace d'envoyer des documents pour signature. Dans cet article, nous explorerons étape par étape le processus d'utilisation de Zoho Sign pour envoyer un document pour signature.
**1. Introduction**
La signature manuelle des documents peut être longue et fastidieuse. Avec Zoho Sign, vous pouvez simplifier ce processus en envoyant des documents électroniquement pour signature. Que vous ayez besoin de collecter des signatures pour des contrats, des accords ou tout autre document juridique, Zoho Sign simplifie l'ensemble du processus.
**2. Téléchargement et renommage de documents**
Pour commencer, vous devez télécharger le document que vous souhaitez envoyer pour signature. Dans votre tableau de bord Zoho Sign, cliquez sur "Envoyer pour signature" et choisissez le document que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez le télécharger depuis votre appareil ou l'importer depuis votre solution de stockage cloud. Une fois téléchargé, vous avez la possibilité de renommer le document ou l'enveloppe entière.
**3. Ajout de destinataires et définition de l'ordre de signature**
Ensuite, vous devez ajouter les destinataires qui signeront le document. Indiquez leurs noms et adresses e-mail. Vous pouvez également définir l'ordre de signature si nécessaire. Cela vous permet de spécifier la séquence dans laquelle les destinataires doivent signer le document. De plus, vous pouvez attribuer différents rôles aux destinataires en fonction de leurs actions, telles que la signature, l'approbation, la consultation ou l'hébergement du document pour qu'une autre personne le signe en personne.
**4. Configuration de la langue et ajout d'un message privé**
Avec Zoho Sign, vous avez la possibilité de définir la langue de l'interface de signature. Cela garantit que les destinataires peuvent comprendre et naviguer facilement dans le document. De plus, vous pouvez ajouter un message privé pour fournir des instructions ou des informations supplémentaires aux destinataires.
**5. Configuration de l'authentification via OTP**
Pour renforcer la sécurité du processus de signature, Zoho Sign vous permet de configurer une étape supplémentaire d'authentification via OTP (One-Time Password). Cela ajoute une couche supplémentaire de vérification pour chaque destinataire. L'OTP peut être envoyé au destinataire par e-mail, SMS ou tout autre moyen hors ligne.
**6. Paramètres supplémentaires : date limite du document et organisation**
Dans la section "Paramètres supplémentaires", vous pouvez définir une date limite pour le document afin d'assurer l'achèvement en temps voulu du processus de signature. Vous pouvez également organiser le document dans un type de demande spécifique ou un dossier pour référence interne. Ces paramètres supplémentaires vous aident à gérer et suivre vos documents de manière plus efficace.
**7. Configuration des rappels périodiques**
Pour éviter les retards dans le processus de signature, Zoho Sign vous permet de configurer des rappels périodiques pour les destinataires. Cela garantit qu'ils sont rappelés de signer le document s'ils ne l'ont pas fait dans un délai spécifié. Les rappels périodiques aident à maintenir le processus de signature sur la bonne voie et à minimiser les éventuels retards.
**8. Finalisation et envoi du document**
Une fois que vous avez ajouté tous les destinataires nécessaires et configuré les paramètres, il est temps de finaliser et d'envoyer le document. Dans la vue du document, vous pouvez sélectionner les signataires un par un et faire glisser-déposer les champs d'information et de signature requis. Après avoir vérifié l'alignement et le placement des champs, vous pouvez cliquer sur "Envoyer" pour confirmer la demande et envoyer le document pour signature.
**9. Conclusion**
Zoho Sign offre une solution conviviale et efficace pour l'envoi de documents pour signature. En suivant le processus étape par étape décrit dans cet article, vous pouvez rationaliser votre flux de travail de signature de documents et gagner un temps précieux. Adoptez la puissance des signatures électroniques avec Zoho Sign et profitez d'un processus de signature sans tracas.
**Points forts :**
- Rationalisez le processus de signature de documents avec Zoho Sign
- Téléchargez et renommez facilement des documents
- Ajoutez des destinataires et définissez l'ordre de signature
- Définissez la langue et ajoutez un message privé
- Configurez l'authentification via OTP pour une sécurité renforcée
- Utilisez des paramètres supplémentaires pour la date limite du document et l'organisation
- Configurez des rappels périodiques pour maintenir le processus de signature sur la bonne voie
- Finalisez et envoyez le document facilement
- Adoptez la puissance des signatures électroniques avec Zoho Sign
**FAQ :**
Q : Puis-je envoyer plusieurs documents pour signature dans la même enveloppe ?
R : Oui, Zoho Sign vous permet d'ajouter plusieurs documents à une seule enveloppe pour collecter des signatures.
Q : Puis-je personnaliser l'ordre de signature pour différents destinataires ?
R : Oui, vous pouvez définir l'ordre de signature et attribuer différents rôles aux destinataires en fonction de leurs actions.
Q : Comment puis-je m'assurer que les destinataires comprennent l'interface de signature ?
R : Zoho Sign vous permet de définir la langue de l'interface de signature, garantissant ainsi que les destinataires peuvent naviguer facilement dans le document.
Q : Y a-t-il une couche de sécurité supplémentaire pour le processus de signature ?
R : Oui, vous pouvez configurer l'authentification via OTP (One-Time Password) pour chaque destinataire, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de vérification.
Q : Puis-je fixer une date limite pour le processus de signature du document ?
R : Oui, Zoho Sign vous permet de fixer une date limite pour garantir l'achèvement en temps voulu du processus de signature.
Q : Comment puis-je suivre et gérer mes documents signés ?
R : Zoho Sign propose des options pour organiser les documents en types de demandes ou en dossiers pour référence interne, ce qui facilite la gestion et le suivi de vos documents signés.
Q : Puis-je envoyer des rappels aux destinataires qui n'ont pas signé le document ?
R : Oui, vous pouvez configurer des rappels périodiques pour vous assurer que les destinataires sont rappelés de signer le document dans un délai spécifié.
