🖋️ Zoho Sign : Une solution complète de signature électronique pour les entreprises
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, le temps est essentiel. La méthode traditionnelle de signature des documents commerciaux avec un stylo et du papier est non seulement chronophage, mais aussi fastidieuse. C'est là que Zoho Sign intervient. Zoho Sign est une solution logicielle de signature électronique qui transforme complètement votre façon de signer des documents commerciaux. Avec Zoho Sign, vous pouvez dire adieu à l'attente interminable et effectuer l'ensemble du processus de signature de n'importe où. Dans cet article, nous examinerons de plus près les capacités de Zoho Sign et comment cela peut bénéficier à votre entreprise.
📋 Table des matières
- Introduction
- Légalité de Zoho Sign
- Conformité aux réglementations
- Signature électronique avancée
- Démarrer avec Zoho Sign
- Ajout d'utilisateurs
- Personnalisation
- Configuration de votre signature
- Vérification de la propriété du domaine
- Signature de documents
- Signature personnelle
- Modèles
- Formulaires de signature
- Gestion des documents
- Rapports
- Intégrations
- API
- Conclusion
📜 Introduction
Zoho Sign est une solution logicielle de signature électronique qui vous permet de signer des documents commerciaux de manière électronique. Avec Zoho Sign, vous pouvez effectuer l'ensemble du processus de signature de n'importe où, collaborer avec d'autres personnes et conclure des accords en quelques minutes. Zoho Sign est non seulement pratique, mais aussi juridiquement contraignant, ce qui en fait une solution fiable pour les entreprises de toutes tailles.
📑 Légalité de Zoho Sign
Les documents signés avec Zoho Sign ont une valeur juridique et ont la même valeur que les documents écrits à la main pour la plupart des transactions commerciales et personnelles dans le monde entier. Zoho Sign répond aux exigences de l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act aux États-Unis, de la Loi sur les documents électroniques du Québec au Canada, des réglementations eIDAS dans l'Union européenne, de l'ACTA en Afrique, de l'ITA 2000 en Inde, ainsi que des différentes lois sur les transactions électroniques en Australie et en Asie du Sud-Est.
📝 Conformité aux réglementations
Zoho Sign vous aide à signer des documents à travers les frontières en toute confiance en offrant les plus hauts niveaux de conformité originale. Il propose une signature électronique avancée (SEA) et une signature électronique qualifiée (SEQ) en partenariat avec des prestataires de services de confiance. Les utilisateurs peuvent également signer des documents avec Adar e-sign en Inde et signer avec sync pass à Singapour. Pour les utilisateurs des industries réglementées, il existe même une option pour signer des documents avec des jetons USB et des fichiers PFX.
🚀 Démarrer avec Zoho Sign
La première étape pour commencer avec Zoho Sign est de créer un compte Zoho Sign. Vous pouvez facilement créer un compte depuis notre page d'accueil et suivre les instructions fournies. Une fois que vous avez créé votre compte, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à rejoindre le compte. Si vous résidez dans l'Union européenne ou en Inde, assurez-vous de créer votre compte depuis notre portail de l'UE ou de l'Inde.
🙋 Ajout d'utilisateurs
La prochaine étape pour commencer est de créer des comptes pour les autres utilisateurs qui utiliseront Zoho Sign. Il existe deux façons d'ajouter un utilisateur à Zoho Sign : envoyer une invitation par e-mail aux utilisateurs via le bouton d'ajout d'utilisateur sur la page des utilisateurs et importer des utilisateurs à partir de solutions de bureautique basées sur le cloud telles que G Suite et Office 365. Une fois que vous avez ajouté un utilisateur, vous pouvez lui attribuer un rôle. Il existe deux rôles prédéfinis dans Zoho Sign : administrateur et utilisateur. Les utilisateurs désignés comme administrateurs peuvent servir d'administrateurs pour Zoho Sign et effectuer des opérations administratives générales telles que l'ajout ou la suppression d'utilisateurs, la modification des règles, la création de modèles et la création de formulaires signés. Ceux qui sont désignés comme utilisateurs ne pourront pas effectuer d'opérations administratives.
🎨 Personnalisation
Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise et personnaliser les e-mails envoyés depuis Zoho Sign pour refléter l'image de votre marque. Accédez à la page des détails de l'organisation pour ajouter le nom de votre entreprise, l'adresse et le logo. Utilisez la page des modèles d'e-mails dans les paramètres d'administration pour personnaliser les e-mails envoyés depuis le produit.
🖋️ Configuration de votre signature
Pour configurer votre signature, accédez aux paramètres et au profil depuis le volet de navigation gauche. Cliquez sur l'icône d'édition disponible à côté du champ de signature et d'initialisation. Votre signature peut être ajoutée de trois manières : tapez-la et choisissez un style qui vous convient, dessinez-la vous-même ou téléchargez une image de votre signature.
🔒 Vérification de la propriété du domaine
Cette étape est facultative. Si vous souhaitez envoyer des e-mails déclenchés depuis Zoho Sign avec l'adresse e-mail de votre organisation ou de l'expéditeur au lieu de l'adresse e-mail de Zoho Sign, vous devez effectuer le processus de vérification de domaine sur la page des paramètres du compte. Cela garantira que les e-mails envoyés depuis Zoho Sign ne sont jamais signalés comme du spam par les fournisseurs de services de messagerie.
📄 Signature de documents
Il peut être chronophage de faire signer des documents commerciaux tels que des bons de commande, des accords de vente et des accords de non-divulgation par d'autres personnes. Avec la fonction d'envoi pour signature, vous pouvez faire signer votre document en quelques minutes. Supposons que vous ayez besoin de faire signer votre accord de vente par votre client. Tout d'abord, vous commencez par sélectionner l'option d'envoi pour signature sur la page de signature. Vous pouvez maintenant télécharger l'accord de vente depuis votre ordinateur ou importer le document depuis votre service cloud en utilisant le sélecteur de cloud. Après avoir téléchargé le document, vous pouvez ensuite changer son nom, configurer les jours pour terminer le processus de signature, la validité du document, le type de dossier et la description. Ensuite, vous pouvez ajouter des destinataires en utilisant l'adresse e-mail et le nom. Les destinataires peuvent signer un document, recevoir une copie du document ou signer le document en personne. Vous pouvez également ajouter une note privée à chaque destinataire et activer une authentification supplémentaire via e-mail ou SMS pour la sécurité. Pour ce faire, cliquez sur le bouton de personnalisation à côté de la liste déroulante du mode de livraison. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où vous pourrez saisir des détails tels que la note privée, le code d'authentification, le mode de livraison, l'e-mail et la langue de l'interface. Si nécessaire, vous pouvez également configurer la hiérarchie de signature en sélectionnant le bouton d'envoi dans l'ordre. Cliquez sur "plus de paramètres" pour ajouter des rappels, configurer la période de rappel et ajouter une note publique à tous les destinataires si nécessaire. Ensuite, cliquez sur le bouton "continuer" pour ajouter t
