📧 Comment utiliser les options de conversation par e-mail pour améliorer le support client
En tant que représentant du support client, répondre aux e-mails est une partie cruciale de votre travail. Cependant, il y a plus que simplement appuyer sur le bouton "envoyer". Dans cet article, nous explorerons les différentes options disponibles dans une conversation par e-mail qui peuvent vous aider à fournir un meilleur support à vos clients.
📩 Bouton Répondre
La première et la plus évidente option est le bouton "répondre". Cela envoie un e-mail qui ressemble à un e-mail ordinaire, comme ceux que vous avez l'habitude de voir dans Gmail ou Outlook. Dans l'éditeur de base, vous pouvez composer votre réponse, ajouter CC et BCC si nécessaire, et même joindre des fichiers ou des images. Vous pouvez également choisir parmi quelques options de mise en forme différentes pour rendre votre e-mail plus attrayant visuellement.
💾 Réponses enregistrées
Si vous vous trouvez souvent à répondre aux mêmes questions, les réponses enregistrées peuvent vous faire gagner énormément de temps. Vous pouvez créer des modèles pour les réponses courantes, puis les insérer dans vos e-mails en quelques clics seulement. Ces modèles peuvent même être automatiquement remplis avec le prénom du client, rendant vos réponses plus personnalisées. Et si vous créez une nouvelle réponse que vous pensez utile à l'avenir, vous pouvez facilement la sauvegarder pour une utilisation ultérieure.
🔗 Liens d'articles d'aide
Si vous disposez d'une base de connaissances ou d'un centre d'aide, vous pouvez inclure des liens vers des articles pertinents directement dans vos réponses par e-mail. Cela vous évite la peine de naviguer vers votre base de connaissances, puis de revenir à votre e-mail. En quelques clics seulement, vous pouvez insérer un lien vers un article utile et fournir à vos clients les informations dont ils ont besoin.
📝 Notes privées
Parfois, vous devrez peut-être communiquer avec les membres de votre équipe à propos d'une conversation par e-mail particulière. Les notes privées vous permettent de le faire. Ces notes ne sont visibles que par votre équipe et ne sont pas partagées avec le client. Vous pouvez même mentionner un membre de l'équipe pour attirer son attention sur une conversation particulière.
🏷️ Étiquettes
Les étiquettes sont un excellent moyen d'organiser votre boîte de réception et de catégoriser les e-mails. Vous pouvez les utiliser pour regrouper des conversations similaires ou pour marquer des e-mails qui nécessitent une action particulière. En quelques clics seulement, vous pouvez ajouter des étiquettes à un e-mail et garder votre boîte de réception organisée.
🌟 Résumé AI
Si vous traitez une conversation par e-mail particulièrement longue, le Résumé AI peut vous faire gagner énormément de temps. Cet outil utilise l'intelligence artificielle pour lire tous les fils d'une conversation et vous fournir un résumé en points à la fin. Cela peut vous aider à comprendre rapidement le problème du client sans avoir à lire chaque message.
⚡ Workflows manuels
Les workflows manuels vous permettent de regrouper une série d'actions et de les exécuter en quelques clics seulement. Par exemple, au lieu de répondre à un e-mail, d'ajouter une note, de changer le statut et d'ajouter des étiquettes séparément, vous pouvez créer un workflow manuel qui fait toutes ces choses en une seule fois. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et rendre votre flux de travail plus efficace.
🤔 Avantages et inconvénients
Bien qu'il y ait de nombreux avantages à utiliser ces options de conversation par e-mail, il y a également quelques inconvénients potentiels. Par exemple, s'appuyer trop sur les réponses enregistrées peut rendre vos réponses impersonnelles. Et utiliser trop d'étiquettes peut rendre votre boîte de réception encombrée et accablante. Il est important de trouver le bon équilibre et d'utiliser ces options avec discernement.
🌟 Points forts
- Utilisez le bouton "répondre" pour envoyer des e-mails qui ont l'air ordinaires.
- Les réponses enregistrées peuvent vous faire gagner du temps et fournir des réponses cohérentes.
- Incluez des liens vers des articles d'aide directement dans vos e-mails.
- Les notes privées vous permettent de communiquer avec les membres de votre équipe.
- Les étiquettes peuvent vous aider à organiser votre boîte de réception et à catégoriser les e-mails.
- Le Résumé AI peut fournir un résumé rapide des conversations par e-mail longues.
- Les workflows manuels peuvent vous faire gagner du temps et rendre votre flux de travail plus efficace.
❓ FAQ
Q: Les clients peuvent-ils voir les notes privées ?
R: Non, les notes privées ne sont visibles que par les membres de votre équipe.
Q: Puis-je utiliser des réponses enregistrées pour chaque e-mail ?
R: Bien que les réponses enregistrées puissent vous faire gagner beaucoup de temps, il est important de les utiliser avec discernement et de vous assurer que vos réponses restent personnalisées.
Q: Comment créer un workflow manuel ?
R: Vous pouvez créer un workflow manuel en regroupant une série d'actions et en les enregistrant en tant que workflow.
Ressources :
- [AI Chatbot](https://www.voc.ai/product/ai-chatbot)
