Table des matières :
1. Introduction
2. Commencer avec Help Scout
3. Navigation dans la boîte de réception Help Scout
4. Création de messages internes
5. Répondre aux clients
6. Utilisation de la barre de recherche et de la barre d'outils
7. Accéder aux réponses enregistrées et aux documents d'aide
8. Explorer la nouvelle boîte de réception Help Scout
9. Personnalisation de l'éditeur de message
10. Gestion des statuts et des affectations de message
**Introduction**
Bienvenue dans ce guide complet sur l'utilisation de Help Scout, un outil puissant de support client. Dans cet article, nous explorerons les différentes fonctionnalités de la boîte de réception de Help Scout, en vous fournissant une visite guidée étape par étape pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette plateforme. Que vous soyez nouveau sur Help Scout ou que vous cherchiez à passer à la nouvelle boîte de réception, ce guide vous couvre. Alors plongeons et découvrons comment Help Scout peut rationaliser vos opérations de service client.
**1. Commencer avec Help Scout**
Avant de plonger dans les spécificités de la boîte de réception de Help Scout, commençons par comprendre les bases. Si vous n'avez pas encore créé de compte Help Scout, nous vous recommandons vivement de le faire. Vous pouvez utiliser notre lien de parrainage à digital success.linkel Scout pour obtenir un essai gratuit sans carte de crédit requise. De plus, lorsque vous passez à un plan mensuel ou annuel, vous recevrez une réduction de 50 $. Avec le plan mensuel, vous pouvez même profiter de vos deux premiers mois de Help Scout gratuitement. Profitez de cette offre incroyable et débloquez tout le potentiel de Help Scout.
**2. Navigation dans la boîte de réception Help Scout**
Une fois que vous avez configuré votre compte Help Scout, vous vous retrouverez dans la boîte de réception. Auparavant connue sous le nom de boîte aux lettres, la boîte de réception est l'endroit où toutes vos conversations et messages de clients sont gérés. Dans la nouvelle interface de Help Scout, vous remarquerez un design élégant et intuitif, ce qui rend la navigation super facile. Les messages les plus récents apparaîtront toujours en haut, vous assurant de rester à jour avec les demandes de renseignements des clients entrantes. Explorons quelques fonctionnalités clés de la boîte de réception et comment elles peuvent améliorer votre flux de travail.
**3. Création de messages internes**
La communication au sein de votre équipe est cruciale pour fournir un support client efficace. Help Scout vous permet de créer des messages internes, également connus sous le nom de notes, pour collaborer avec vos collègues. Ces notes ne sont visibles que par les membres de votre équipe et sont un excellent moyen de discuter des problèmes des clients, de demander de l'aide ou de partager des mises à jour importantes. Pour créer un message interne, cliquez simplement sur le bouton de note, représenté par une icône de crayon. Cela ouvre un espace dédié à la communication privée, assurant une résolution de problèmes et une collaboration sans faille.
**4. Répondre aux clients**
Lorsqu'il s'agit de répondre à vos clients, Help Scout offre une interface conviviale qui simplifie le processus. Pour répondre à un client, cliquez sur le bouton de réponse ou l'icône de flèche à côté du message. Cela ouvre l'éditeur de message, où vous pouvez composer votre réponse. La nouvelle boîte de réception de Help Scout offre un environnement propre et sans distraction, vous permettant de vous concentrer uniquement sur la rédaction d'une réponse personnalisée et utile. Engagez efficacement vos clients en utilisant un ton informel, en incorporant des pronoms personnels et en gardant votre message concis.
**5. Utilisation de la barre de recherche et de la barre d'outils**
Pour améliorer votre productivité et accéder aux fonctionnalités essentielles, Help Scout offre une barre de recherche et une barre d'outils. Dans la version précédente de Help Scout, ces éléments étaient toujours visibles. Cependant, dans la nouvelle boîte de réception, ils sont cachés pour fournir un espace de travail sans encombrement. Pour accéder à la barre de recherche et à la barre d'outils, cliquez simplement sur le bouton plus ou appuyez sur la barre oblique (/) de votre clavier. Cela révèle la boîte d'éléments, où vous pouvez rechercher des réponses enregistrées, des documents d'aide, des images et plus encore. La barre de recherche vous permet de trouver rapidement des ressources spécifiques, assurant un support client efficace.
**6. Accéder aux réponses enregistrées et aux documents d'aide**
Help Scout vous permet d'enregistrer et de réutiliser des réponses courantes grâce à l'utilisation de réponses enregistrées. Ces modèles pré-écrits peuvent vous faire gagner du temps et des efforts lors de la réponse à des questions fréquemment posées ou de problèmes courants. Pour accéder à vos réponses enregistrées, cliquez sur l'option de réponse enregistrée dans la boîte d'éléments. Une liste de vos réponses enregistrées apparaîtra et vous pouvez les prévisualiser en appuyant sur la touche flèche droite. Insérez la réponse enregistrée souhaitée dans votre message en cliquant sur le bouton d'insertion. De plus, vous pouvez rechercher des réponses enregistrées spécifiques à l'aide de la barre de recherche, ce qui facilite encore plus la recherche de la bonne réponse.
En plus des réponses enregistrées, Help Scout vous permet de lier des documents d'aide directement dans vos messages. Cela vous permet de fournir aux clients des articles ou des ressources pertinents pour les aider davantage. En créant une expérience transparente pour vos clients, vous pouvez améliorer leur satisfaction et réduire le besoin d'explications répétitives. Pour créer un lien vers un article de document d'aide, utilisez le formatage approprié fourni par Help Scout. Cela garantit que vos clients peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin en un seul clic.
**7. Explorer la nouvelle boîte de réception Help Scout**
Help Scout a récemment introduit une nouvelle interface de boîte de réception, présentant un arrière-plan sombre visuellement attrayant et un menu de navigation simplifié. Cette mise à jour améliore l'expérience utilisateur globale et facilite la localisation des liens et des options importants. La navigation latérale gauche est repliée par défaut, offrant plus d'espace dans la boîte de réception. Il suffit de survoler le menu replié pour l'élargir et accéder aux options souhaitées. Cette conception intuitive vous permet de vous concentrer sur vos conversations avec les clients sans distractions inutiles.
**8. Personnalisation de l'éditeur de message**
L'éditeur de message dans la nouvelle boîte de réception de Help Scout offre une interface propre et minimaliste, vous permettant de vous concentrer sur la rédaction de réponses engageantes. Bien que la barre de recherche et la barre d'outils soient cachées, vous pouvez facilement y accéder en cliquant sur le bouton plus ou en appuyant sur la barre oblique (/) de votre clavier. Cela révèle la boîte d'éléments, où vous pouvez trouver divers outils et options pour améliorer vos messages. De l'insertion d'images et de pièces jointes.
