📦 Comment utiliser Box pour une collaboration efficace et une gestion de fichiers
Dans l'environnement commercial d'aujourd'hui, la collaboration et la gestion de fichiers sont essentielles pour que les équipes travaillent efficacement ensemble. Box est une plateforme basée sur le cloud qui permet aux équipes de collaborer sur des fichiers et des projets en temps réel, à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser Box pour mieux travailler avec les fichiers qui vous importent, partager du contenu plus facilement et en toute sécurité, et améliorer votre travail en utilisant Box.
📥 Commencer avec Box
Pour commencer avec Box, connectez-vous en utilisant la page Box de votre entreprise, et vous verrez tout le contenu qui vous a déjà été attribué. Vous pouvez commencer à créer du nouveau contenu immédiatement, et tout contenu qui vous est privé apparaîtra sous forme de dossier jaune. Le contenu qui a été partagé avec d'autres peut être consulté en cliquant sur le dossier partagé.
📂 Organiser votre contenu
Commençons par créer un dossier pour un nouveau contenu que vous souhaitez télécharger sur Box. À partir du dossier, vous pouvez même créer du nouveau contenu directement. Vous pouvez télécharger des fichiers depuis votre ordinateur en utilisant l'option de téléchargement de fichiers. Si vous allez travailler sur ce contenu assez fréquemment, vous pouvez faire glisser certains fichiers dans votre zone de favoris. Vous pouvez même créer de nouvelles collections de contenu pour un accès encore plus rapide.
Trouver le contenu dont vous avez besoin est facile en utilisant la recherche Box. Tapez le nom du fichier ou du dossier que vous recherchez, et Box peut même rechercher dans l'ensemble du corps du document. S'il y a trop de résultats, vous pouvez toujours les filtrer par type de fichier, date ou propriétaire du contenu. En cliquant sur un fichier, qu'il s'agisse d'un document de bureau ou même d'une vidéo, vous pourrez le prévisualiser rapidement.
📝 Modifier et partager votre contenu
Vous n'avez même pas besoin de télécharger des fichiers ou des dossiers pour apporter des modifications au contenu dans Box. Il suffit de cliquer sur ouvrir, de verrouiller le fichier pour empêcher les autres de faire des modifications, puis de modifier votre contenu et de cliquer sur enregistrer pour enregistrer vos modifications dans Box. Box enregistrera qui a apporté les modifications et quand, et vous pourrez comparer ou revenir à des fichiers plus anciens.
Maintenant que vous avez votre contenu dans Box, vous pouvez créer un lien partagé vers un fichier ou un dossier. Vous pouvez décider qui peut accéder au lien et même définir un mot de passe ou décider d'une date d'expiration. Vous pouvez même partager rapidement et en toute sécurité le lien dans votre application de messagerie préférée ou collaborer sur le document lors d'un appel vidéo.
💬 Collaborer avec votre équipe
Si vous travaillez avec une équipe, vous pouvez les inviter en tant que collaborateurs. Vous pouvez choisir parmi sept niveaux d'accès différents, mais vous voudrez inviter votre collaborateur en tant qu'éditeur car il doit apporter des modifications fréquentes. Votre équipe peut utiliser l'outil de commentaires de Box pour suivre les progrès et tenir tout le monde informé. Pour ajouter un commentaire, cliquez ici, et Box informera tous vos collaborateurs par e-mail. Vous pouvez tous contribuer à la conversation en un seul endroit centralisé et traçable.
🎉 Conclusion
Box est un excellent outil pour une collaboration efficace et une gestion de fichiers. Avec son interface facile à utiliser et ses fonctionnalités puissantes, vous pouvez travailler mieux avec les fichiers qui vous importent, partager du contenu plus facilement et en toute sécurité, et améliorer votre travail en utilisant Box. Visitez community.box.com pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez améliorer votre travail.
Pros
- Interface facile à utiliser
- Fonctionnalités puissantes pour la collaboration et la gestion de fichiers
- Collaboration en temps réel avec les membres de l'équipe
- Options de partage sécurisées
Cons
- Espace de stockage limité pour les comptes gratuits
- Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter un abonnement payant
🌟 Points forts
- Box est une plateforme basée sur le cloud qui permet aux équipes de collaborer sur des fichiers et des projets en temps réel.
- Vous pouvez télécharger des fichiers depuis votre ordinateur en utilisant l'option de téléchargement de fichiers.
- Trouver le contenu dont vous avez besoin est facile en utilisant la recherche Box.
- Vous pouvez créer un lien partagé vers un fichier ou un dossier et même définir un mot de passe ou décider d'une date d'expiration.
- L'outil de commentaires de Box vous permet de suivre les progrès et de tenir tout le monde informé en un seul endroit centralisé et traçable.
🙋♀️ FAQ
Q: Box est-il gratuit à utiliser ?
R: Box propose un compte gratuit avec un espace de stockage limité. Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter un abonnement payant.
Q: Puis-je collaborer avec les membres de l'équipe en temps réel en utilisant Box ?
R: Oui, Box permet une collaboration en temps réel avec les membres de l'équipe.
Q: Puis-je partager des fichiers en toute sécurité en utilisant Box ?
R: Oui, Box propose des options de partage sécurisées, y compris la possibilité de définir un mot de passe ou de décider d'une date d'expiration pour les liens partagés.
Q: Puis-je suivre les progrès et tenir tout le monde informé en utilisant Box ?
R: Oui, l'outil de commentaires de Box vous permet de suivre les progrès et de tenir tout le monde informé en un seul endroit centralisé et traçable.
Ressources :
- https://www.box.com/
- https://www.voc.ai/product/ai-chatbot
