🤖 Automatisation des tâches avec des macros : un guide pour augmenter la productivité
Êtes-vous fatigué de passer des heures sur des tâches répétitives qui pourraient facilement être automatisées ? Ne cherchez pas plus loin que les macros ! En tant que créateur de macros autodidacte, j'ai pu rationaliser mon travail et améliorer ma productivité. Dans cet article, je vous présenterai certaines des macros les plus utiles que j'ai créées en utilisant E-macro, et je vous montrerai comment vous pouvez les utiliser pour automatiser vos propres tâches.
📝 Table des matières
- Introduction
- Automatisation de la création de documents
- Extraction de feuilles spécifiques et création de livres
- Automatisation de l'envoi d'e-mails dans Outlook
- Utilisation de la fonction Instring pour extraire des valeurs
- Vérification des relevés de présence avec la fonction Skin
- Confirmation des soumissions de fichiers avec des macros
- Avantages et inconvénients de l'utilisation des macros
- Points forts
- FAQ
Introduction
Les macros sont un outil puissant pour automatiser les tâches répétitives dans Excel. Avec les macros, vous pouvez enregistrer une série d'actions et les rejouer en un seul clic. Cela peut vous faire gagner des heures de temps et améliorer votre productivité. Dans cet article, je vous présenterai certaines des macros les plus utiles que j'ai créées en utilisant E-macro, et je vous montrerai comment vous pouvez les utiliser pour automatiser vos propres tâches.
Automatisation de la création de documents
Dans mon service, les données brutes sont exportées vers un serveur de fichiers chaque matin. Chaque personne responsable organise les informations, crée un livre pour chaque emplacement et le distribue. Cela a été automatisé en utilisant un traitement par lots, qui créait un fichier à une heure définie. Une macro est maintenant exécutée pour créer le fichier automatiquement. Si vous l'utilisez, vous pouvez automatiser la création de ce type de documents. De plus, vous pouvez regrouper les documents que chaque personne crée en un seul, ce qui vous permet d'éliminer les parties inutiles qui se chevauchent.
Extraction de feuilles spécifiques et création de livres
Il existe de nombreux cas où vous pouvez extraire des données brutes ou une feuille spécifique et créer un livre dans un seul fichier. Dans de tels cas, vous pouvez également utiliser une macro. Avant d'apprendre les macros, je devais diviser un fichier Excel en environ 40 classeurs. J'ai pu accomplir cette tâche en environ 5 secondes. C'est la première macro que j'ai créée moi-même. Si je peux améliorer mon travail en le créant moi-même, cela me motivera à étudier davantage.
Automatisation de l'envoi d'e-mails dans Outlook
C'est la macro que j'ai trouvée la plus utile lorsque j'étudiais les macros par moi-même. Comme je l'ai mentionné précédemment, elle crée et distribue automatiquement des fichiers, ainsi que l'envoi d'e-mails. C'est assez fastidieux, n'est-ce pas ? Alors j'ai pensé créer des fichiers automatiquement et envoyer des e-mails automatiquement. Avec les macros, vous pouvez envoyer des e-mails à une heure définie dans Outlook. Ainsi, avec les macros, vous pouvez envoyer des e-mails à différents destinataires. Vous pouvez maintenant envoyer des e-mails tous en une seule fois.
Utilisation de la fonction Instring pour extraire des valeurs
Cette macro extrait la valeur directement en dessous lorsqu'un mot spécifique est présent. C'est comme une version améliorée de la fonction RECHERCHEV. Avec RECHERCHEV, il n'est pas possible de réagir à une partie de la cellule. C'est là que j'ai utilisé la fonction Instring de la macro. La situation spécifique dans laquelle je l'ai utilisée était lors du traitement des factures. Dans le service comptabilité de l'entreprise pour laquelle je travaillais, je l'ai utilisée pour trier les éléments de compte. C'était extrêmement détaillé, comme le coût des consommables, etc.
Vérification des relevés de présence avec la fonction Skin
J'avais un collègue dans une autre équipe qui s'occupait principalement des relevés de présence, et il m'a consulté, alors j'ai créé une macro pour la fonction Skin qui extrait des données d'un système moderne. En exécutant cette macro, nous sommes maintenant en mesure de repérer les personnes qui ne corrigent pas leurs relevés de présence, de lancer une application et de les vérifier de manière précise. En premier lieu, il serait bien de pouvoir vérifier ce genre de choses sur des systèmes modernes. Cependant, il se passait quelque chose au sein de l'entreprise qui a conduit à ce système de vérification étrange.
Confirmation des soumissions de fichiers avec des macros
Chaque bureau ou base doit soumettre des fichiers à un serveur de fichiers. Je pense que si le nombre de soumissions est faible, comme 4 ou 5, vous pouvez savoir qui a soumis et qui n'a pas soumis, mais lorsque ce nombre atteint environ 100, il devient difficile de comprendre qui soumet quoi en premier lieu. Cela prend énormément de temps pour vérifier les choses. C'est pourquoi je leur ai demandé de mettre leur nom et leur nom d'entreprise dans le nom du fichier, ainsi si je regarde le nom du fichier et qu'il y a un fichier, il sera utilisé comme fichier de confirmation de soumission séparé. J'ai créé une macro qui compare la liste et vérifie si le nom est trouvé.
Avantages et inconvénients de l'utilisation des macros
Avantages :
- Économise du temps et améliore la productivité
- Automatise les tâches répétitives
- Peut être personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques
Inconvénients :
- Nécessite une certaine connaissance de la programmation
- Peut être difficile à dépanner en cas de problème
- Les macros peuvent représenter un risque de sécurité s'ils ne sont pas correctement sécurisés
Points forts
- Les macros sont un outil puissant pour automatiser les tâches répétitives dans Excel.
- Avec les macros, vous pouvez enregistrer une série d'actions et les rejouer en un seul clic.
- Les macros peuvent vous faire gagner des heures de temps et améliorer votre productivité.
- Il existe de nombreux types de macros que vous pouvez créer, en fonction de vos besoins.
- Les macros peuvent être personnalisées pour répondre à vos besoins spécifiques.
FAQ
Q : Qu'est-ce qu'une macro ?
R : Une macro est une série d'actions qui peuvent être enregistrées et rejouées en un seul clic.
Q : Comment créer une macro ?
R : Pour créer une macro, vous devez enregistrer une série d'actions, puis les enregistrer en tant que macro.
Q : Quelles sont certaines utilisations courantes des macros ?
R : Les macros peuvent être utilisées pour automatiser des tâches répétitives, telles que la saisie de données, la mise en forme et les calculs.
Q : Les macros sont-elles sécurisées ?
R : Les macros peuvent représenter un risque de sécurité s'ils ne sont pas correctement sécurisés. Il est important d'activer uniquement les macros provenant de sources fiables.
Q : Les macros peuvent-elles être personnalisées ?
R : Oui, les macros peuvent être personnalisées pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez enregistrer une série d'actions, puis modifier le code de la macro pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires.
Conclusion
Les macros sont un outil puissant pour automatiser les tâches répétitives dans Excel. Elles peuvent vous faire gagner du temps et améliorer votre productivité. En utilisant des macros, vous pouvez simplifier votre travail et accomplir plus en moins de temps. Alors n'hésitez pas à explorer les possibilités offertes par les macros et à les utiliser pour automatiser vos propres tâches.
