📝 Digitalizando y automatizando la recopilación de datos y firmas rutinarias con Zoho Sign y Zoho Forms
¡Bienvenidos a todos! Gracias por sacar tiempo de su apretada agenda para unirse a nosotros. Soy Subashni, una especialista en marketing de productos de Zoho Sign, y hoy discutiremos cómo podemos digitalizar y automatizar la recopilación de datos y firmas rutinarias con Zoho Sign y Zoho Forms. Hoy me acompaña Sayanal, nuestro especialista en marketing de productos senior y ingeniero de soporte de desarrollo de Zoho Forms, quien estará disponible para responder cualquier pregunta que puedan tener. Al final de esta sesión, tendrán una mejor comprensión de cómo estas dos poderosas herramientas pueden trabajar juntas de manera fluida para agilizar sus procesos y mejorar su flujo de trabajo.
Antes de comenzar, permítanme proporcionarles una breve descripción general de la agenda de hoy. Comenzaremos discutiendo las dificultades con la documentación en papel, enfatizando las ineficiencias y dificultades que conlleva un enfoque tradicional con bolígrafo y papel. A continuación, demostraré el proceso de creación de plantillas en Zoho Sign, la construcción de formularios en Zoho Forms, la integración de Sign y Zoho Forms, el envío de documentos o firmas a través de esta integración y la generación de informes para el formulario creado, todo dentro del contexto de un caso de uso de la industria. También exploraremos cómo funciona esta integración desde la perspectiva del usuario final.
Tabla de contenidos:
1. Introducción
2. Dificultades con la documentación en papel
3. ¿Qué son las firmas digitales?
4. Beneficios de las firmas digitales
5. Zoho Sign: un software de firma digital
6. Zoho Forms: un potente creador de formularios en línea
7. Integración de Zoho Sign y Zoho Forms
8. Compartir e incrustar formularios de Zoho
9. Uso de la integración de Zoho Sign y Zoho Forms
10. Creación de informes en Zoho Forms
11. Conclusión
Introducción
En la era digital actual, las empresas buscan constantemente formas de agilizar sus procesos y mejorar su flujo de trabajo. Un área que ha experimentado mejoras significativas es la recopilación de datos y firmas rutinarias. Con la llegada de las firmas digitales y los formularios en línea, las empresas ahora pueden digitalizar y automatizar estos procesos, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
Dificultades con la documentación en papel
La documentación tradicional en papel puede ser agotadora e ineficiente. Implica imprimir documentos, firmarlos físicamente, enviarlos por correo a los destinatarios, recopilar firmas y gestionarlos, lo que resulta en un proceso lento e ineficiente que reduce la productividad. Si estás cansado del enfoque convencional con bolígrafo y papel, la solución es cambiar a firmas digitales. Al utilizar firmas digitales, puedes agilizar rápidamente todo este proceso y manejar todos tus documentos en un sistema digital centralizado y de fácil acceso.
¿Qué son las firmas digitales?
Las firmas digitales, también conocidas como firmas electrónicas, son una alternativa contemporánea a las firmas manuscritas tradicionales. Las firmas digitales son confiables, brindan una mayor seguridad y no pueden ser fácilmente manipuladas como las firmas manuscritas. Utilizan certificados de firma digital que están vinculados a la identidad del firmante, lo que las hace más seguras. Las firmas digitales permiten a los firmantes adjuntar una huella digital a un documento, que funciona como un sello. Si el documento firmado se modifica o se manipula, el documento se vuelve inválido. Las firmas digitales también tienen validez legal y tienen el mismo estatus legal que las firmas manuscritas en la mayoría de los países.
Beneficios de las firmas digitales
Las firmas digitales ofrecen un tiempo de respuesta más rápido, son rentables y brindan una gran facilidad al simplificar el procedimiento de principio a fin. Además, el cambio de papeles físicos a acuerdos digitales es respetuoso con el medio ambiente y reduce el desperdicio de papel. Los firmantes pueden utilizar su teléfono inteligente o computadora para firmar acuerdos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que hace que el proceso sea mucho más flexible y accesible.
Zoho Sign: un software de firma digital
Zoho Sign es un software de firma digital que puede facilitarte mucho la vida. Con Zoho Sign, puedes firmar y enviar documentos de forma segura a través de una plataforma basada en la nube. No solo eso, las empresas de todo el mundo han podido ahorrar dinero al digitalizar su proceso de documentación con Zoho Sign. La mejor parte es que Zoho Sign ofrece funciones avanzadas como plantillas, formularios de firma, firma masiva y firma en persona, lo que hace que tu trabajo sea más eficiente.
Zoho Sign sirve como una solución flexible que se adapta a los firmantes de diferentes industrias, incluyendo ventas, recursos humanos, finanzas, operaciones de TI, legal, marketing, soporte, gestión de productos, entretenimiento y medios de comunicación, bienes raíces, ONG y muchas otras. Independientemente de tu industria, siempre puedes confiar en los estrictos requisitos de privacidad y seguridad de datos de Zoho, como el GDPR, CCPA y HIPAA, para garantizar que tu información confidencial esté siempre protegida.
Zoho Forms: un potente creador de formularios en línea
Los formularios en línea son documentos electrónicos utilizados para recopilar información de individuos u organizaciones. Estos formularios se desarrollan y se acceden a través de internet. Los formularios en línea pueden diseñarse para recopilar una variedad de información, como comentarios de clientes, registros de eventos, solicitudes de empleo y mucho más. Ofrecen una forma más eficiente y conveniente de recopilar datos y están reemplazando rápidamente los formularios en papel tradicionales. Los formularios en línea se utilizan en una amplia gama de industrias, incluyendo salud, educación, gobierno, finanzas y comercio minorista.
Zoho Forms es un potente creador de formularios en línea y herramienta de recopilación de datos que ayuda a las empresas a agilizar sus procesos de gestión de datos. Con Zoho Forms, puedes crear y distribuir fácilmente formularios adaptados a tus necesidades específicas, con más de 30 tipos de campos, temas personalizables para que coincidan con tu marca y plantillas específicas para situaciones. Zoho Forms ofrece funciones avanzadas como la creación de plantillas combinadas, configuración de alertas de notificación y conexión de formularios a otras herramientas empresariales para automatizar tus flujos de trabajo basados en los datos recopilados.
