Zoho Contracts [NUEVA APLICACIÓN DE ZOHO ONE] VS Zoho Sign

Tabla de contenidos

1. Introducción

2. Comprendiendo Zoho Sign y Zoho Contracts

3. Sistema de plantillas: Zoho Sign vs Zoho Contracts

4. Comparación de uso: Zoho Sign vs Zoho Contracts

5. Niveles de integración: Zoho Sign y Zoho Contracts

6. Elección entre Zoho Sign y Zoho Contracts

7. Seguimiento de obligaciones contractuales

8. Repositorio: Zoho Sign vs Zoho Contracts

9. Capacidades de automatización: Zoho Sign vs Zoho Contracts

10. Informes y análisis: Zoho Sign vs Zoho Contracts

Zoho Sign vs Zoho Contracts: Tomando una decisión informada

En el panorama empresarial actual, los contratos digitales desempeñan un papel crucial para garantizar operaciones fluidas y cumplimiento legal. Dos opciones populares para gestionar contratos son Zoho Sign y Zoho Contracts. Si bien ambos ofrecen características valiosas, comprender sus diferencias es esencial para tomar una decisión informada. En este artículo, exploraremos los aspectos clave de Zoho Sign y Zoho Contracts, comparando sus sistemas de plantillas, uso, niveles de integración, capacidades de automatización y más. Así que sumerjámonos y descubramos qué solución se adapta mejor a las necesidades de tu negocio.

**Sistema de plantillas: Zoho Sign**

Zoho Sign utiliza un sistema de plantillas donde la plantilla del documento está en formato PDF. El contenido de la plantilla permanece estático, similar a una imagen, independientemente de si se carga como un PDF o un documento de Word. Sin embargo, puedes seleccionar diferentes campos para incluir en el documento. Además, Zoho Sign te permite definir firmantes y establecer recordatorios para que firmen el documento.

**Sistema de plantillas: Zoho Contracts**

En contraste, Zoho Contracts ofrece un sistema de plantillas más flexible. Como se basa en Zoho Writer, puedes editar la plantilla directamente sin necesidad de crear un documento separado en otra aplicación. Esto permite modificaciones más sencillas y ahorra tiempo. Además, Zoho Contracts te permite agregar cláusulas a tus contratos, asegurando la inclusión de términos específicos como protección de propiedad intelectual o cláusulas relacionadas con el cliente.

**Comparación de uso: Zoho Sign vs Zoho Contracts**

En cuanto al uso, Zoho Sign se centra principalmente en la firma de documentos. Te permite enviar documentos para su firma y el destinatario solo puede firmar el documento sin proponer cambios. Por otro lado, Zoho Contracts ofrece una experiencia de uso más completa. Además de las capacidades de firma, permite al destinatario proponer cambios en el documento, iniciando un proceso de negociación. Esta función es especialmente útil al tratar con clientes que requieren modificaciones en el acuerdo estándar.

**Niveles de integración: Zoho Sign y Zoho Contracts**

Zoho Sign cuenta con amplias capacidades de integración con varias aplicaciones de Zoho, lo que lo convierte en una adición perfecta a tu flujo de trabajo existente. Sin embargo, Zoho Contracts, al ser un producto relativamente nuevo, actualmente solo se integra con Zoho CRM. A medida que el producto evoluciona, podemos esperar que se introduzcan más integraciones, ampliando su usabilidad en diferentes módulos.

**Elección entre Zoho Sign y Zoho Contracts**

Decidir si utilizar Zoho Sign o Zoho Contracts depende de varios factores. Si necesitas un proceso de firma sencillo sin negociaciones extensas, Zoho Sign podría ser la elección ideal. Sin embargo, si tu negocio frecuentemente involucra negociaciones contractuales y requiere la capacidad de proponer y aceptar cambios, Zoho Contracts ofrece una solución más completa. También puedes considerar un enfoque híbrido, utilizando Zoho Sign para acuerdos más simples y Zoho Contracts para aquellos más complejos.

**Seguimiento de obligaciones contractuales**

Zoho Contracts proporciona una vista integral del ciclo de vida del contrato, incluyendo obligaciones posteriores a la firma. Puedes marcar el cumplimiento del acuerdo, realizar un seguimiento de cualquier problema encontrado durante el proyecto y garantizar el cumplimiento de cláusulas específicas. Esta función permite comprender de manera integral el progreso del contrato y ayuda a evaluar su efectividad general. Si bien Zoho Sign carece de esta función específica, se puede compensar utilizando otros módulos dentro del ecosistema de Zoho, como Zoho CRM o Zoho Projects.

**Repositorio: Zoho Sign vs Zoho Contracts**

Tanto Zoho Sign como Zoho Contracts ofrecen funcionalidades de repositorio, lo que te permite almacenar y compartir tus contratos. Zoho Sign sirve como el repositorio para documentos firmados, mientras que Zoho Contracts actúa como el motor, almacenando y compartiendo contratos en diferentes aplicaciones. En términos de capacidades de repositorio, ambas soluciones cumplen con los requisitos necesarios.

**Capacidades de automatización: Zoho Sign vs Zoho Contracts**

Zoho Sign destaca en capacidades de automatización, proporcionando APIs e integraciones que agilizan el proceso de envío de documentos. Con un simple clic, puedes rellenar información previa desde tu CRM y otros módulos, enviar el documento y recibir notificaciones al momento de la firma. Sin embargo, Zoho Contracts actualmente carece de características de automatización similares. El envío de un documento requiere la creación manual a partir de una plantilla, lo que puede llevar tiempo para empresas con recursos limitados.

**Informes y análisis: Zoho Sign vs Zoho Contracts**

Zoho Contracts ofrece sólidas características de informes y análisis de manera predeterminada. Puedes realizar un seguimiento del proceso de firma, monitorear las obligaciones posteriores a la entrega y obtener información sobre el rendimiento del contrato. En contraste, Zoho Sign se enfoca principalmente en informar sobre la fase de firma, proporcionando capacidades de informes limitadas. Si los informes detallados son un aspecto crucial para la gestión de tus contratos, Zoho Contracts ofrece una solución más completa.

En conclusión, tanto Zoho Sign como Zoho Contracts tienen sus fortalezas y se adaptan a diferentes requisitos empresariales. Mientras que Zoho Sign destaca por su simplicidad e integración con otras aplicaciones de Zoho, Zoho Contracts ofrece capacidades avanzadas de negociación e informes exhaustivos. Evaluar tus necesidades específicas y considerar factores