Tabla de contenidos
1. Introducción
2. Herramientas de colaboración para empresas
- Slack: la herramienta de colaboración más utilizada
- Teams: una alternativa viable a Slack
- Almacenamiento y gestión de archivos
3. Loop: la nueva herramienta para borradores de blogs y notas de proyectos
4. Planner: gestión básica de tareas de proyectos
5. Outlook: calendarios personales y compartidos
6. Herramientas que aún estamos buscando
- Solución de calendario
- Gestión de tareas
- Pizarra
- Diagramación
7. Conclusión
Artículo
Introducción
La colaboración es esencial para que las empresas prosperen en el mundo acelerado de hoy. Sin embargo, aplicar técnicas de colaboración a su propia empresa puede ser un desafío. En este artículo, exploraremos varias herramientas y estrategias que pueden ayudarlo a mejorar la colaboración dentro de su organización. Al proporcionar escenarios y ejemplos del mundo real, nuestro objetivo es ayudarlo a comprender cómo se pueden aplicar estas herramientas de manera efectiva.
Herramientas de colaboración para empresas
Slack: la herramienta de colaboración más utilizada
Slack ha surgido como la herramienta de colaboración preferida para nuestra empresa. Su versatilidad y su interfaz fácil de usar la convierten en una opción preferida. Si bien algunos pueden preguntarse por qué usamos Slack en lugar de Teams, la respuesta radica en nuestra historia con la herramienta. Comenzamos a usar Slack antes de que Teams se convirtiera en una alternativa viable. Nuestro enfoque para usar Slack implica crear principalmente canales públicos, con canales privados reservados para información confidencial. Para manejar el posible ruido de numerosos canales públicos, capacitamos a cada nuevo empleado sobre cómo usar efectivamente Slack, incluida la gestión de canales y notificaciones. Este énfasis en los canales ha demostrado ser exitoso, con solo el 20% de nuestros mensajes siendo mensajes directos, mientras que el 51% está en canales públicos. Además, para la gestión de archivos, confiamos en SharePoint y Teams, utilizando Slack principalmente para la comunicación.
Teams: una alternativa viable a Slack
Si bien Slack sigue siendo nuestra herramienta de colaboración principal, también reconocemos el valor de Microsoft Teams. Teams sobresale en la colaboración de archivos y ofrece una variedad de aplicaciones listas para usar que simplifican nuestro flujo de trabajo. Sin embargo, debido a las limitaciones en el manejo de múltiples inquilinos de Teams, a menudo creamos canales compartidos o compartimos carpetas individuales con nuestros clientes en lugar de invitarlos a nuestro entorno de Teams. A pesar de estos desafíos, anticipamos un cambio hacia Teams a medida que continúa evolucionando y mejorando.
Almacenamiento y gestión de archivos
Cuando se trata de almacenamiento y gestión de archivos, Slack se queda corto en comparación con Teams y SharePoint. En lugar de cargar archivos directamente en Slack, preferimos publicar enlaces a archivos almacenados en SharePoint o Teams. Este enfoque garantiza una mejor gestión de archivos y aprovecha las capacidades superiores de estas plataformas. Al integrar Slack con otras herramientas, podemos aprovechar sus canales dinámicos para discusiones específicas de proyectos y clientes, mientras confiamos en Teams y SharePoint para una colaboración eficiente de archivos.
Loop: la nueva herramienta para borradores de blogs y notas de proyectos
Presentamos Loop, una herramienta relativamente nueva que rápidamente se ha convertido en un cambio de juego para nosotros. Loop sirve como nuestra herramienta principal para borradores de blogs, notas de proyectos y creación de documentos. Si bien todavía está en desarrollo y no es una aplicación completa, ya estamos impresionados con su potencial. Anteriormente, almacenábamos todas las notas del proyecto en un espacio de trabajo, pero rápidamente nos dimos cuenta de la necesidad de espacios de trabajo dedicados para cada proyecto. La flexibilidad y facilidad de uso de Loop nos han convencido, y creemos que tiene el poder de transformar la colaboración para muchos equipos.
Planner: gestión básica de tareas de proyectos
La gestión de múltiples proyectos simultáneamente requiere una herramienta efectiva de gestión de tareas de proyectos. Para nosotros, Planner cumple con los requisitos. Ofrece una interfaz sencilla y satisface el 80% de nuestras necesidades de gestión de proyectos. Usamos tableros de planificación internos para tareas relacionadas con el contenido, mientras que algunos proyectos implican compartir el tablero de planificación con los clientes para proporcionar visibilidad y control sobre las prioridades. Si bien reconocemos la necesidad de opciones más poderosas, Planner sigue siendo la herramienta adecuada para la mayoría de nuestros requisitos.
Outlook: calendarios personales y compartidos
Outlook desempeña un papel crucial en nuestro negocio para calendarios personales y compartidos. Sirve como la herramienta principal para administrar horarios y citas. También usamos Outlook para la colaboración con los clientes, especialmente cuando están haciendo la transición de flujos de trabajo centrados en el correo electrónico. Sin embargo, creemos firmemente que el correo electrónico no es una plataforma ideal para la colaboración y se debe evitar siempre que sea posible.
Herramientas que aún estamos buscando
Si bien hemos encontrado éxito con nuestras herramientas de colaboración actuales, hay áreas en las que aún buscamos mejoras. Estos incluyen:
Solución de calendario
Utilizamos calendarios en Outlook, Lists, Planner y Teams, pero cada herramienta tiene su propia implementación, careciendo de alineación e integración. Visualizamos una solución de calendario unificada que permita una integración perfecta y una experiencia de usuario consistente.
Gestión de tareas
Si bien Planner nos sirve bien para la mayoría de las tareas del proyecto, encontramos desafíos al tratar con escenarios más complejos. Deseamos una sola herramienta que pueda manejar el 20% restante de nuestras necesidades de gestión de tareas, proporcionando una solución más integrada y poderosa.
Pizarra
La pizarra digital es esencial para nuestras reuniones, y actualmente confiamos en herramientas como Microsoft Whiteboard y Whimsical. Si bien Microsoft Whiteboard ha mejorado con el tiempo, aún tiene algunas lagunas de funciones. Whimsical, por otro lado, tiene un costo que puede no ser justificable para nuestro uso. Esperamos mejoras en las herramientas de pizarra existentes o la aparición de una opción más asequible que ofrezca capacidades de colaboración sólidas.
Diagramación
La creación de diagramas técnicos o de espacio de trabajo es otro aspecto de la colaboración que valoramos. Vio de Microsoft no ha seguido el ritmo de los requisitos modernos, y
