📚 Índice
1. Introducción
2. ¿Qué es Help Scout?
3. Funciones de Help Scout
- Bandeja de entrada compartida
- Carpetas personalizadas
- Estados de correo electrónico
- Asignación de correos electrónicos
- Carpeta cerrada
- Función de búsqueda
- Detección de colisiones
- Conversaciones anteriores
- Propiedades del cliente
- Respuestas guardadas
- Documentación
- Flujos de trabajo manuales
- Flujos de trabajo automáticos
- Configuración del buzón
- Beacon
- Mensajes
4. Beneficios de Help Scout
- Mayor eficiencia
- Mejora de la comunicación
- Mejor servicio al cliente
- Reducción del volumen de correos electrónicos
5. Pros y contras de Help Scout
6. Aspectos destacados
7. Preguntas frecuentes
1. Introducción
En el mundo acelerado de hoy, la comunicación es clave. Esto es especialmente cierto para las instituciones educativas que necesitan comunicarse regularmente con estudiantes, personal y exalumnos. Help Scout es una herramienta todo en uno que puede ayudar a las instituciones educativas a comunicarse de manera más eficiente y efectiva con sus partes interesadas. En este artículo, exploraremos las características de Help Scout, sus beneficios y sus pros y contras.
2. ¿Qué es Help Scout?
Help Scout es una herramienta de comunicación que ofrece una bandeja de entrada de correo electrónico compartida para ayudar a los equipos a comunicarse con estudiantes, personal o exalumnos en un mismo lugar. También permite a las instituciones ofrecer chat en vivo y otras herramientas de ayuda, como un sitio de preguntas frecuentes. Help Scout está diseñado para facilitar que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simultáneamente.
3. Funciones de Help Scout
Bandeja de entrada compartida
La bandeja de entrada compartida es la característica principal de Help Scout. Permite que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simultáneamente. Esto significa que todos en el equipo pueden ver todos los correos electrónicos entrantes y responder a ellos según sea necesario.
Carpetas personalizadas
Help Scout viene con carpetas predeterminadas, pero los usuarios también pueden crear carpetas personalizadas para organizar ciertos tipos de correos electrónicos. Las carpetas personalizadas funcionan como vistas personalizadas y brindan a los usuarios una forma sencilla de organizar ciertos tipos de correos electrónicos.
Estados de correo electrónico
Help Scout tiene cuatro estados de correo electrónico: activo, pendiente, asignado y cerrado. Activo es el estado predeterminado cuando llega un nuevo correo electrónico. Pendiente es un estado que se utiliza típicamente cuando un correo electrónico está en espera. Los correos electrónicos asignados aparecen en la carpeta asignada de cada miembro del equipo. Los correos electrónicos cerrados se consideran resueltos y no se espera que se trabaje más en ellos.
Asignación de correos electrónicos
Help Scout permite a los usuarios asignar correos electrónicos específicos a miembros individuales del equipo. Esta es una excelente manera de asegurarse de que todos en el equipo estén trabajando en los correos electrónicos más importantes.
Carpeta cerrada
La carpeta cerrada muestra cualquier correo electrónico que se haya cerrado. Estos son correos electrónicos que se consideran resueltos y no se espera que se trabaje más en ellos.
Función de búsqueda
Help Scout tiene una función de búsqueda que permite a los usuarios buscar correos electrónicos específicos según palabras en el cuerpo, el asunto o el período de tiempo.
Detección de colisiones
Help Scout tiene detección de colisiones, lo que ayuda a evitar que los miembros del equipo se pisen los unos a los otros. Si alguien más en el equipo está viendo un correo electrónico, los usuarios verán un pequeño triángulo para indicarlo.
Conversaciones anteriores
Help Scout permite a los usuarios ver otras veces en las que ellos o sus compañeros de equipo han comunicado con una persona. Esta es una excelente manera de tener todo el contexto necesario para responder a su correo electrónico actual.
Propiedades del cliente
Help Scout permite a los usuarios guardar información personalizada sobre cualquier persona dentro de su cuenta de Help Scout. Esta información se muestra al responder a un correo electrónico individual.
Respuestas guardadas
Help Scout tiene una función llamada respuestas guardadas, que permite a los usuarios crear plantillas para respuestas comunes a preguntas frecuentes. Esta es una excelente manera de garantizar la consistencia en las respuestas.
Documentación
Help Scout tiene una herramienta de base de conocimientos llamada Doc, que permite a los usuarios crear fácilmente un sitio de preguntas frecuentes. Una vez que se agregan artículos a la base de conocimientos, los usuarios pueden compartir fácilmente enlaces a esos artículos al responder a un correo electrónico.
Flujos de trabajo manuales
Los flujos de trabajo manuales ayudan a los usuarios a agrupar varias acciones para ejecutarlas a su comando. Esta es una excelente manera de manejar acciones repetitivas con un solo clic.
Flujos de trabajo automáticos
Los flujos de trabajo automáticos son más complejos pero ahorrarán mucho tiempo a los equipos en su trabajo diario. Estos se pueden configurar en la configuración del buzón y se ejecutan automáticamente según ciertas condiciones.
Configuración del buzón
Help Scout permite a los usuarios configurar múltiples buzones con sus propias configuraciones distintas. Esto significa que los usuarios pueden ejecutar varios buzones diferentes en una cuenta de Help Scout.
Beacon
Beacon es un widget incrustable que se puede colocar en un sitio web. Tiene cuatro funciones principales: formulario de contacto, chat en vivo, artículos de ayuda y mensajes.
Mensajes
Mensajes es una parte de Beacon que permite a los usuarios enviar mensajes de manera proactiva a los visitantes del sitio web en lugar de esperar a que interactúen primero con Beacon.
4. Beneficios de Help Scout
Mayor eficiencia
Help Scout puede ayudar a las instituciones educativas a aumentar su eficiencia al permitir que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simultáneamente. Esto significa que todos en el equipo pueden ver todos los correos electrónicos entrantes y responder a ellos según sea necesario.
Mejora de la comunicación
Help Scout puede mejorar la comunicación entre las instituciones educativas y sus partes interesadas al proporcionar una bandeja de entrada compartida, chat en vivo y otras herramientas de ayuda, como un sitio de preguntas frecuentes.
Mejor servicio al cliente
Help Scout puede ayudar a las instituciones educativas a brindar un mejor servicio al cliente al permitirles responder a los correos electrónicos de manera más rápida y eficiente.
Reducción del volumen de correos electrónicos
Help Scout puede ayudar a reducir el volumen de correos electrónicos al permitir a los usuarios crear respuestas guardadas y al proporcionar una herramienta de base de conocimientos llamada Doc.
5. Pros y contras de Help Scout
Pros
- La bandeja de entrada compartida permite que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simultáneamente
- Las carpetas personalizadas permiten a los usuarios organizar ciertos tipos de correos electrónicos
