📝 Google Groups vs Buzones Compartidos: ¿Cuál es el adecuado para tu equipo?
A medida que el soporte al cliente se vuelve cada vez más importante para las empresas, encontrar las herramientas adecuadas para ayudar a los equipos a colaborar de manera eficiente es crucial. En este artículo, exploraremos las diferencias entre Google Groups y los buzones compartidos, y por qué estos últimos son una mejor opción para los equipos que buscan optimizar sus procesos de soporte al cliente.
🤔 ¿Qué es Google Groups?
Google Groups comenzó como un foro para que las personas con intereses comunes se conecten. Por ejemplo, si eres fanático de Star Wars, puedes crear un club virtual para reunirte y compartir tus teorías con otros fanáticos de Star Wars. Sin embargo, a medida que compartir información se volvió más fácil, las empresas comenzaron a usarlo para ayudar a los equipos, como el soporte al cliente, a colaborar mejor.
🤔 ¿Cómo es Google Groups diferente de los Buzones Compartidos?
Si bien Google Groups es una excelente manera para que una persona comparta información con varias personas, no es suficiente cuando se trata de ayudar a los equipos a colaborar. Aquí hay algunas razones por las que los buzones compartidos como Hiver son una mejor opción:
1. Interfaz Compleja
Google Groups tiene una interfaz bastante compleja, a diferencia de la mayoría de los productos de Google. Tú y tu equipo tendrán que pasar horas acostumbrándose a ella, y entrenar a nuevos miembros del equipo será otra molestia por completo. Incluso cuando logres dominar esta interfaz poco intuitiva, te encontrarás constantemente cambiando entre Gmail y Google Groups para hacer el trabajo.
2. Desorden y Confusión
Google Groups tampoco está diseñado para el trabajo en equipo. Debido al desorden y la confusión que crea, tus equipos tendrán que depender de CC y reenvíos para colaborar, lo que lleva a largas cadenas de correos electrónicos. Las cosas están destinadas a volverse más caóticas a medida que aumente el volumen de correos electrónicos. En un buzón compartido, no tendrás que lidiar con cadenas de correo electrónico tan desordenadas. Herramientas como Hiver te permiten tener discusiones contextuales rápidas con tus compañeros de equipo simplemente etiquetándolos en una nota junto a una cadena de correo electrónico, de manera similar a cómo etiquetas a tus amigos en publicaciones de Instagram.
3. Falta de Claridad
Con Google Groups, no hay claridad sobre quién está trabajando en qué. Esto significa que tu equipo puede terminar duplicando esfuerzos y perdiendo mucho tiempo. Los buzones compartidos como Hiver pueden evitar que tu equipo se encuentre en situaciones embarazosas como esta. La herramienta te notifica si alguien más está trabajando en un correo electrónico a través de la función de alertas de colisión.
4. Dificultad para Asignar Responsabilidades
Cuando trabajas con un equipo, quieres poder asignar claramente responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso de cada tarea fácilmente. Desafortunadamente, Google Groups no lo permite. Tendrás que enviar correos electrónicos de seguimiento cada vez que desees una actualización sobre una tarea, y eso puede resultar agotador. Los buzones compartidos, por otro lado, te permiten asignar fácilmente correos electrónicos a personas específicas y hacer un seguimiento de su progreso. De esta manera, tu equipo siempre está al tanto de cada correo electrónico que llega.
5. Sincronización de Correo Electrónico
En Google Groups, los correos electrónicos no se sincronizan sin problemas. Cada correo electrónico que envíes debe ser CC a la dirección de correo electrónico de tu grupo, o no aparecerá en el Google Group de tu equipo. ¿Te imaginas no poder hacer referencia a un correo electrónico importante solo porque olvidaste CC a tu correo electrónico de grupo? Un pequeño error, pero uno que puede costarte mucho. Lo bueno es que con los buzones compartidos, no hay tal preocupación. Todos los correos electrónicos que envíes o recibas se sincronizan automáticamente en el buzón de tu equipo y pueden ser accedidos por todos en tu equipo.
6. Datos y Análisis
Muchos equipos que interactúan con los clientes les gusta realizar un seguimiento de su rendimiento para poder optimizar constantemente los procesos. Para hacer esto de manera efectiva, necesitan datos y análisis, algo que Google Groups no tiene. Por otro lado, la mayoría de los buzones compartidos te brindan información detallada sobre cómo está funcionando tu equipo y te permiten realizar un seguimiento de las métricas que son importantes para tu equipo. Hiver, por ejemplo, te permite definir tus acuerdos de nivel de servicio, obtener informes de conversaciones detallados y realizar un seguimiento de métricas como la satisfacción del cliente y el tiempo promedio de resolución. No tienes que depender de conjeturas para entender qué tan bien está funcionando tu equipo. Tienes números que te muestran exactamente eso.
🤔 ¿Cuál Deberías Elegir?
Si bien Google Groups puede ser una buena opción para uso personal, no cumple con muchas características importantes que permiten a los equipos colaborar de manera efectiva. Aquí es donde los buzones compartidos funcionan realmente bien. Te ayudan a comunicarte y colaborar sin problemas, y eso puede marcar una gran diferencia en tus procesos de soporte al cliente.
🎉 Destacados
- Google Groups comenzó como un foro para que las personas con intereses comunes se conecten.
- Los buzones compartidos como Hiver son una mejor opción para los equipos que buscan optimizar sus procesos de soporte al cliente.
- Google Groups tiene una interfaz bastante compleja, a diferencia de la mayoría de los productos de Google.
- Los buzones compartidos te permiten tener discusiones contextuales rápidas con tus compañeros de equipo simplemente etiquetándolos en una nota junto a una cadena de correo electrónico.
- Los buzones compartidos como Hiver pueden evitar que tu equipo se encuentre en situaciones embarazosas.
- Los buzones compartidos te permiten asignar fácilmente correos electrónicos a personas específicas y hacer un seguimiento de su progreso.
- Todos los correos electrónicos que envíes o recibas se sincronizan automáticamente en el buzón de tu equipo y pueden ser accedidos por todos en tu equipo.
- Los buzones compartidos te brindan información detallada sobre cómo está funcionando tu equipo y te permiten realizar un seguimiento de las métricas que son importantes para tu equipo.
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Qué es un buzón compartido?
R: Un buzón compartido es un buzón al que varias personas pueden acceder y colaborar. Es una excelente herramienta para equipos que necesitan administrar correos electrónicos de soporte al cliente, consultas de ventas y otros tipos de comunicación.
P: ¿Cómo ayuda Hiver a los equipos a colaborar mejor?
R: Hiver es una herramienta de buzón compartido que se integra con Gmail. Permite a los equipos colaborar sin problemas al permitirles tener discusiones contextuales rápidas con sus compañeros de equipo, asignar fácilmente correos electrónicos a personas específicas y hacer un seguimiento de su progreso.
