📝 Digitalisierung und Automatisierung von Routine-Daten- und Unterschriftensammlungen mit Zoho Sign und Zoho Forms
Herzlich willkommen, alle zusammen! Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um an unserem Termin teilzunehmen. Ich bin Subashni, eine Produktvermarkterin für Zoho Sign, und heute werden wir besprechen, wie wir mit Zoho Sign und Zoho Forms Routine-Daten- und Unterschriftensammlungen digitalisieren und automatisieren können. Ich werde heute von Sayanal begleitet, unserem Senior-Produktvermarkter und Entwicklungssupport-Ingenieur von Zoho Forms, der für alle Fragen zur Verfügung steht. Am Ende dieser Sitzung werden Sie ein besseres Verständnis dafür haben, wie diese beiden leistungsstarken Tools nahtlos zusammenarbeiten können, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihren Workflow zu verbessern.
Bevor wir beginnen, möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick über die heutige Agenda geben. Wir werden damit beginnen, die Schwierigkeiten bei der papierbasierten Dokumentation zu diskutieren und die Ineffizienzen und Schwierigkeiten zu betonen, die mit einem traditionellen Stift-und-Papier-Ansatz einhergehen. Anschließend werde ich den Prozess der Erstellung von Vorlagen in Zoho Sign, dem Aufbau von Formularen in Zoho Forms, der Integration von Sign und Zoho Forms, dem Senden von Dokumenten oder Unterschriften durch diese Integration und der Generierung von Berichten für das erstellte Formular demonstrieren, alles im Kontext eines Branchenanwendungsfalls. Wir werden auch untersuchen, wie diese Integration aus der Perspektive des Endbenutzers funktioniert.
Inhaltsverzeichnis:
1. Einführung
2. Schwierigkeiten bei der papierbasierten Dokumentation
3. Was sind digitale Signaturen?
4. Vorteile von digitalen Signaturen
5. Zoho Sign: Eine digitale Signatursoftware
6. Zoho Forms: Ein leistungsstarker Online-Formular-Builder
7. Integration von Zoho Sign und Zoho Forms
8. Teilen und Einbetten von Zoho Forms
9. Verwendung der Integration von Zoho Sign und Zoho Forms
10. Erstellung von Berichten in Zoho Forms
11. Ressourcen und Support
12. Fazit
Einführung
In der heutigen digitalen Ära suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und ihren Workflow zu verbessern. Ein Bereich, der erhebliche Verbesserungen erfahren hat, ist die Sammlung von Routine-Daten und Unterschriften. Mit der Einführung von digitalen Signaturen und Online-Formularen können Unternehmen diese Prozesse jetzt digitalisieren und automatisieren, Zeit sparen und die Produktivität steigern.
Schwierigkeiten bei der papierbasierten Dokumentation
Traditionelle Papierarbeit kann sehr mühsam sein. Sie umfasst das Drucken von Dokumenten, das physische Unterschreiben, das Versenden an Empfänger, das Sammeln von Unterschriften und das Verwalten von ihnen, was zu einem langsamen und ineffizienten Prozess führt, der die Produktivität reduziert. Wenn Sie vom herkömmlichen Stift-und-Papier-Ansatz müde sind, ist die Lösung, auf digitale Signaturen umzusteigen. Durch die Verwendung von digitalen Signaturen können Sie diesen gesamten Prozess schnell optimieren und alle Ihre Dokumente in einem zentralen und leicht zugänglichen digitalen System verwalten.
Was sind digitale Signaturen?
Digitale Signaturen, oft auch als elektronische Signaturen bezeichnet, sind eine moderne Alternative zu traditionellen handschriftlichen Signaturen. Digitale Signaturen sind zuverlässig, bieten erhöhte Sicherheit und können nicht so leicht wie handschriftliche Signaturen manipuliert werden. Sie verwenden digitale Signaturzertifikate, die mit der Identität des Unterzeichners verknüpft sind, was sie sicherer macht. Digitale Signaturen ermöglichen es Unterzeichnern, einem Dokument einen digitalen Fingerabdruck anzuhängen, der als Siegel fungiert. Wenn das unterzeichnete Dokument gepostet oder manipuliert wird, wird das Dokument ungültig. Digitale Signaturen sind auch rechtlich bindend und haben in den meisten Ländern den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Signaturen.
Vorteile von digitalen Signaturen
Darüber hinaus sind digitale Signaturen für alle Beteiligten bequemer. Unterzeichner können ihre Smartphone oder Computer verwenden, um Vereinbarungen von überall und zu jeder Zeit zu unterzeichnen, was den Prozess viel flexibler und zugänglicher macht. Viele Unternehmen auf der ganzen Welt haben begonnen, digitale Signaturen zu nutzen, da sie eine schnellere Bearbeitungszeit, Kosteneffizienz und eine große Benutzerfreundlichkeit bieten, indem sie das Verfahren von Anfang bis Ende vereinfachen. Darüber hinaus ist der Wechsel von physischen Papieren zu digitalen Vereinbarungen umweltfreundlich und reduziert den Papierverbrauch.
Zoho Sign: Eine digitale Signatursoftware
Zoho Sign ist eine digitale Signatursoftware, die Ihr Leben so viel einfacher machen könnte. Mit Zoho Sign können Sie Dokumente sicher über eine Cloud-basierte Plattform unterzeichnen und senden. Nicht nur das, sondern Unternehmen auf der ganzen Welt konnten durch die Digitalisierung ihres Dokumentationsprozesses mit Zoho Sign Geld sparen. Das Beste daran ist, dass Zoho Sign fortgeschrittene Funktionen wie Vorlagen, Unterzeichnungsformulare, Massenunterzeichnung und persönliche Unterzeichnung bietet, um Ihre Arbeit zu optimieren. Wenn Sie mehr Anpassung benötigen, ist Zoho Sign mit REST-APIs gebaut, die es Ihnen ermöglichen, es mit verschiedenen anderen Anwendungen zu integrieren. Sie können auch diese APIs, Webhooks und SDKs verwenden, um benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen.
Zoho Forms: Ein leistungsstarker Online-Formular-Builder
Online-Formulare sind elektronische Dokumente, die zur Erfassung von Informationen von Einzelpersonen oder Organisationen verwendet werden. Diese Formulare werden entwickelt und über das Internet zugänglich gemacht. Online-Formulare können so konzipiert werden, dass sie eine Vielzahl von Informationen sammeln, wie z.B. Kundenfeedback, Eventregistrierungen, Bewerbungen und vieles mehr. Sie bieten eine effizientere und bequemere Möglichkeit, Daten zu sammeln, und ersetzen schnell traditionelle papierbasierte Formulare. Zoho Forms ist ein leistungsstarker Online-Formular-Builder und Datenverwaltungstool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Datenmanagementprozesse zu optimieren. Mit Zoho Forms können Sie einfach Formulare erstellen und verteilen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, mit über 30 Feldtypen, anpassbaren Themen, die zu Ihrer Marke passen, und situationsbezogenen Vorlagen. Zoho Forms bietet fortgeschrittene Funktionen wie das Erstellen von Zusammenführungsvorlagen, das Einrichten von Benachrichtigungsalarmen und das Verbinden von Formularen mit anderen Geschäftstools, um Ihre Workflows auf der Grundlage der durch Formulare gesammelten Daten zu automatisieren und Zeit und Mühe zu sparen.
Integration von Zoho Sign und Zoho Forms
Zoho Sign dient als flexible Lösung, die sich an Unterzeichner in verschiedenen Branchen richtet, einschließlich Vertrieb, Personalwesen, Finanzen, IT.
