🤖 Wie Help Scout Automatisierungen Ihren Kundenservice-Workflow optimieren können
Als Kundendienstmitarbeiter wissen Sie, dass Ihre täglichen Aufgaben überwältigend sein können. Zwischen der Beantwortung von E-Mails, der Bearbeitung von Kundenanfragen und dem Verfolgen wichtiger Gespräche kann es schwierig sein, Zeit für das zu finden, was wirklich wichtig ist: Ihre Kunden. Hier kommen Help Scout Automatisierungen ins Spiel.
📋 Inhaltsverzeichnis
- **Einführung**
- **Was sind Help Scout Automatisierungen?**
- **Wie man Workflows in Help Scout findet**
- **Beispiele für individuelle Workflows**
- **Manuelle Workflows**
- **Unendliche Möglichkeiten zur Verwendung von Workflows**
- **Vor- und Nachteile von Help Scout Automatisierungen**
- **Highlights**
- **FAQ**
- **Fazit**
- **Ressourcen**
Was sind Help Scout Automatisierungen?
In Help Scout werden Automatisierungen als Workflows bezeichnet. Diese Workflows können so eingerichtet werden, dass sie automatisch auf E-Mail-Konversationen ausgeführt werden und viele der lästigen Aufgaben erledigen, die Ihren Tag belasten können. Denken Sie an Workflows als grundlegende If-Then-Anweisungen: Wenn etwas in Help Scout passiert, werden automatisch diese Aktionen ausgeführt.
Wie man Workflows in Help Scout findet
Um Workflows in Help Scout zu finden, gehen Sie einfach in die Posteingangseinstellungen. Sie werden sie dort sehen, und jeder Posteingang in Help Scout hat seine eigenen eindeutigen Einstellungen. Das bedeutet, dass Sie verschiedene E-Mail-Adressen und sogar verschiedene Unternehmen vollständig getrennt im selben Konto halten können.
Beispiele für individuelle Workflows
Werfen wir einen Blick auf ein individuelles Workflow-Beispiel. Wenn jemand eine Bewertung auf einer Ihrer E-Mails hinterlässt, die nicht gut ist und auch einen Kommentar zu dieser E-Mail hinterlässt, ändert Help Scout automatisch den Status der E-Mail von geschlossen auf aktiv und kopiert das Gespräch in einen Ordner namens "schlechte Bewertungen", den jeder in Ihrem Team sehen kann.
Manuelle Workflows
Wir haben auch manuelle Workflows, die nicht automatisch ausgeführt werden, sondern nur eine Gruppe von Aktionen zusammenfassen. Diese können automatisch auf einzelnen E-Mails ausgeführt werden, nachdem ein Mitglied Ihres Teams die E-Mail selbst gelesen hat. Die If-Bedingung ist bei ihnen immer gleich, da sie nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer aus einem Dropdown-Menü auf einer einzelnen E-Mail auswählt, einen auszuführen. Sie sind nur eine schöne und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Aktionen auf einmal auszuführen.
Unendliche Möglichkeiten zur Verwendung von Workflows
Workflows können auf fast unendliche Weise verwendet werden. Sie können eingehende E-Mail-Konversationen basierend auf Text im Textkörper dieser E-Mail taggen, Ordner einrichten, um alternde E-Mails hervorzuheben, Kunden nach einem bestimmten Zeitraum automatisch eine Follow-up-E-Mail senden und sogar E-Mails von Kunden automatisch bestimmten Teammitgliedern zuweisen. Jede lästige Arbeit, die Sie tagtäglich erledigen, kann durch einen Workflow höchstwahrscheinlich eliminiert werden, damit Sie diese Zeit damit verbringen können, sich um Ihre Kunden zu kümmern, anstatt all diese lästige Arbeit zu erledigen.
Vor- und Nachteile von Help Scout Automatisierungen
Vorteile:
- Spart Zeit durch Automatisierung wiederholter Aufgaben
- Erhöht die Effizienz durch Optimierung von Workflows
- Verbessert die Kundenzufriedenheit, indem Sie sich auf deren Bedürfnisse konzentrieren können
Nachteile:
- Kann anfangs komplex einzurichten sein
- Erfordert möglicherweise etwas Ausprobieren, um die Workflows genau richtig zu bekommen
Highlights
- Help Scout Automatisierungen oder Workflows können viele der lästigen Aufgaben automatisieren, die Ihren Tag als Kundendienstmitarbeiter belasten können.
- Workflows können so eingerichtet werden, dass sie automatisch auf E-Mail-Konversationen ausgeführt werden und viele der wiederholten Aufgaben erledigen, die Ihren Tag belasten können.
- Workflows können auf fast unendliche Weise verwendet werden, von der Markierung eingehender E-Mail-Konversationen bis zur automatischen Zuweisung von E-Mails von Kunden an bestimmte Teammitglieder.
- Help Scout Automatisierungen können Zeit sparen, die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern.
FAQ
F: Können Workflows an meine spezifischen Bedürfnisse angepasst werden?
A: Ja, Workflows können an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden.
F: Muss ich ein Help Scout-Experte sein, um Workflows einzurichten?
A: Nein, Sie müssen kein Help Scout-Experte sein, um Workflows einzurichten. Help Scout bietet ausführliche Dokumentation und Unterstützung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
F: Können Workflows mit mehreren E-Mail-Adressen verwendet werden?
A: Ja, Workflows können mit mehreren E-Mail-Adressen verwendet werden. Jeder Posteingang in Help Scout hat seine eigenen eindeutigen Einstellungen, sodass Sie verschiedene E-Mail-Adressen und sogar verschiedene Unternehmen vollständig getrennt im selben Konto halten können.
Fazit
Help Scout Automatisierungen oder Workflows können ein Spielwechsler für Kundendienstmitarbeiter sein. Durch Automatisierung vieler der wiederholten Aufgaben, die Ihren Tag belasten können, können Workflows Zeit sparen, die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern. Mit ein wenig Ausprobieren können Sie Workflows einrichten, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen und Ihren Kundenservice-Workflow optimieren.
Ressourcen
- [Help Scout Automatisierungen](https://www.helpscout.com/features/automations/)
- [Voc.ai AI Chatbot](https://www.voc.ai/product/ai-chatbot)
