Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
2. Vergleich zwischen Zoho Sign und DocuSign
3. Funktionen von Zoho Sign
4. Funktionen von DocuSign
5. Integration von Zoho Sign mit CRM
6. Erstellen von Vorlagen in Zoho Sign
7. Vorabladen von Informationen aus dem CRM in Dokumente
8. Automatisierung des Signaturprozesses
9. Vorteile der Verwendung von Zoho Sign
10. Fazit
**Vergleich zwischen Zoho Sign und DocuSign**
Im digitalen Zeitalter sind elektronische Signaturen zu einem wesentlichen Bestandteil von Geschäftsprozessen geworden. Zwei beliebte Optionen für elektronische Signaturlösungen sind Zoho Sign und DocuSign. Obwohl beide Plattformen ähnliche Funktionen bieten, gibt es einige wesentliche Unterschiede, die sie voneinander unterscheiden.
Zoho Sign ist eine leistungsstarke elektronische Signaturlösung, mit der Benutzer Dokumente unterwegs signieren können. Eine herausragende Funktion ist die Möglichkeit, Informationen aus dem CRM (Customer Relationship Management)-System in das Dokument vorabzuladen. Diese Integration mit dem CRM macht Zoho Sign äußerst leistungsstark und effizient.
DocuSign hingegen bietet ebenfalls die Möglichkeit, verschiedene Dokumente elektronisch zu signieren. Es fehlt jedoch die Möglichkeit, Informationen aus dem CRM-System vorab zu laden. Das bedeutet, dass Benutzer die erforderlichen Informationen jedes Mal manuell eingeben müssten, wenn sie ein Dokument zur Unterzeichnung senden.
**Funktionen von Zoho Sign**
Zoho Sign bietet eine Reihe von Funktionen, die es zu einer bevorzugten Wahl vieler Unternehmen machen. Hier sind einige bemerkenswerte Funktionen von Zoho Sign:
1. Integration mit CRM: Zoho Sign integriert sich nahtlos in CRM-Systeme und ermöglicht Benutzern, Informationen aus dem CRM in das Dokument vorab auszufüllen. Dies spart Zeit und gewährleistet Genauigkeit.
2. Vorlagenerstellung: Benutzer können Vorlagen in Zoho Sign erstellen, um Dokumente wiederverwendbar zu machen und den Signaturprozess zu optimieren. Vorlagen können mit vordefinierten Feldern angepasst werden, um eine schnelle und effiziente Dokumentenvorbereitung zu ermöglichen.
3. Automatisierter Signaturprozess: Zoho Sign ermöglicht Benutzern die Automatisierung des Signaturprozesses durch Erstellung von Skripten, die Informationen aus dem CRM abrufen und Dokumente mit nur einem Klick generieren. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und wertvolle Zeit wird gespart.
4. Einfache Konfiguration: Die Einrichtung von Zoho Sign ist einfach und dauert weniger als eine Minute. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Konfiguration und den schnellen Einstieg in die Nutzung der Plattform.
**Funktionen von DocuSign**
Während Zoho Sign beeindruckende Funktionen bietet, hat auch DocuSign seine eigenen Stärken. Hier sind einige Funktionen von DocuSign:
1. Elektronische Signatur: DocuSign ermöglicht Benutzern die elektronische Signatur von Dokumenten und bietet eine sichere und rechtlich bindende Signaturlösung. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Signieren von Dokumenten auf verschiedenen Geräten.
2. Dokumentenverwaltung: DocuSign bietet robuste Funktionen zur Dokumentenverwaltung, mit denen Benutzer den Status von Dokumenten während des Signaturprozesses verfolgen und verwalten können. Es bietet Funktionen wie Dokumentenversionierung und Audit Trails für eine verbesserte Kontrolle und Sicherheit.
3. Workflow-Automatisierung: DocuSign ermöglicht Benutzern die Automatisierung von Workflows durch Einrichtung von Regeln und Auslösern für die Dokumentenweiterleitung und -genehmigung. Dadurch wird der Signaturprozess optimiert und sichergestellt, dass Dokumente zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gesendet werden.
4. Integrationsmöglichkeiten: DocuSign bietet eine Vielzahl von Integrationen mit beliebten Geschäftsanwendungen, sodass Benutzer elektronische Signaturen nahtlos in ihre bestehenden Workflows integrieren können.
**Integration von Zoho Sign mit CRM**
Einer der Hauptvorteile von Zoho Sign ist die nahtlose Integration mit CRM-Systemen. Diese Integration ermöglicht es Benutzern, Informationen aus dem CRM in das Dokument vorab zu laden, um den Signaturprozess effizienter und genauer zu gestalten.
Um Zoho Sign mit Ihrem CRM zu integrieren, befolgen Sie diese Schritte:
1. Installieren Sie Zoho Sign: Der Installationsprozess für Zoho Sign ist schnell und einfach und dauert weniger als eine Minute.
2. Konfigurieren Sie Zoho Sign: Nach der Installation konfigurieren Sie Zoho Sign, indem Sie es mit Ihrem CRM-System verbinden. Dadurch wird die Integration ermöglicht und das Vorabladen von Informationen ermöglicht.
3. Richten Sie CRM-Felder ein: Stellen Sie in Ihrem CRM-System sicher, dass die erforderlichen Felder eingerichtet sind, um die erforderlichen Informationen für das Dokument zu erfassen. Diese Felder werden verwendet, um das Dokument in Zoho Sign vorab auszufüllen.
4. Informationen vorab laden: Wenn Sie ein Dokument zur Unterzeichnung senden, lädt Zoho Sign automatisch die relevanten Informationen aus dem CRM und füllt das Dokument aus. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und Genauigkeit wird gewährleistet.
Durch die Integration von Zoho Sign mit Ihrem CRM können Sie Ihren Dokumenten-Signaturprozess optimieren und die Effizienz verbessern.
**Erstellen von Vorlagen in Zoho Sign**
Zoho Sign bietet die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, was eine zeitsparende Funktion für Unternehmen ist, die häufig ähnliche Dokumente verwenden. Vorlagen ermöglichen es Benutzern, Felder und Einstellungen vorab zu definieren, um die Dokumentenvorbereitung für die Unterzeichnung zu erleichtern.
Um eine Vorlage in Zoho Sign zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:
1. Zugriff auf die Vorlagenerstellungsoberfläche: Navigieren Sie in Zoho Sign zur Vorlagenerstellungsoberfläche. Diese befindet sich normalerweise in den Einstellungen oder im Vorlagenbereich.
2. Laden Sie das Dokument hoch: Laden Sie das Dokument hoch, das Sie in eine Vorlage umwandeln möchten. Dies kann ein leeres Dokument oder ein vorhandenes Dokument sein, das Unterschriften erfordert.
3. Definieren Sie Felder: Definieren Sie in der Vorlagenerstellungsoberfläche die Felder, die von den Unterzeichnern ausgefüllt werden müssen. Diese Felder können Namen, Daten, Unterschriften und andere erforderliche Informationen umfassen.
4. Passen Sie die Einstellungen an: Passen Sie die Einstellungen für die Vorlage an, z. B. die Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden, und etwaige zusätzliche Anweisungen für die Unterzeichner.
5. Speichern Sie die Vorlage: Sobald alle erforderlichen Felder und Einstellungen definiert sind, speichern Sie die Vorlage. Sie steht nun für zukünftige Verwendung zur Verfügung.
Durch das Erstellen von Vorlagen in Zoho Sign können Sie Zeit sparen und eine konsistente Dokumentensignatur gewährleisten.
**Vorabladen von Informationen aus dem CRM in Dokumente**
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