🚀 Steigerung der Produktivität mit Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools
Mit dem stetigen Wachstum von Unternehmen steigt der Druck auf Support-Teams, mehr Bestellungen und Kunden mit begrenzten Ressourcen zu bewältigen. Dies kann zu Fehlern und einer geringeren Kundenzufriedenheit führen. Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools können Support-Teams dabei helfen, die zusätzliche Belastung zu bewältigen und Kunden eine bessere Erfahrung zu bieten.
📋 Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Der Druck auf Support-Teams
- Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools
- Workflows
- Automatische Workflows
- Manuelle Workflows
- Beispiele für Workflow-Anwendungsfälle
- Tags
- Verwendung von Tags
- Beispiele für Tag-Anwendungsfälle
- Gespeicherte Antworten
- Verwendung von gespeicherten Antworten
- Beispiele für die Verwendung von gespeicherten Antworten
- Fazit
- FAQs
Einführung
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wird von Unternehmen verlangt, mehr mit weniger zu erreichen. Dies gilt insbesondere für Support-Teams, die mehr Bestellungen und Kunden mit den gleichen oder sogar weniger Ressourcen unterstützen. Der Druck, die zusätzliche Belastung zu bewältigen, kann zu Fehlern und einer geringeren Kundenzufriedenheit führen. Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools können Support-Teams dabei helfen, die zusätzliche Belastung zu bewältigen und Kunden eine bessere Erfahrung zu bieten.
Der Druck auf Support-Teams
Der Aufstieg des E-Commerce hat dazu geführt, dass Verbraucher in größerem Umfang online einkaufen als je zuvor. Dies ist zwar gut für den Umsatz, setzt jedoch Support-Teams unter außergewöhnlichen Druck, da sie mehr Bestellungen und Kunden mit den gleichen oder sogar weniger Ressourcen unterstützen müssen. Dieser Druck erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die zu einer geringeren Kundenzufriedenheit führen können.
Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools
Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools können Support-Teams dabei helfen, die zusätzliche Belastung zu bewältigen und Kunden eine bessere Erfahrung zu bieten. Die drei Hauptproduktivitätstools in Help Scout sind Workflows, Tags und gespeicherte Antworten.
Workflows
Workflows bestehen aus Bedingungen und Aktionen. Automatische Workflows ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu automatisieren, von der internen Verfolgung und Organisation bis hin zum Versenden automatischer Antworten oder Benachrichtigungen. Manuelle Workflows ermöglichen es Ihnen, mehrere Aktionen in nur wenigen Klicks auf einer E-Mail durchzuführen. Workflows können auf nahezu unendlich viele Arten verwendet werden, um Ihrem Team Zeit zu sparen und es zu ermöglichen, produktivere Dinge im Alltag zu erledigen.
Automatische Workflows
Automatische Workflows sind immer aktiv und laufen im Hintergrund. Sie überprüfen neue und bestehende Konversationen in Ihrem Posteingang auf übereinstimmende Bedingungen und führen dann automatisch eine oder mehrere angegebene Aktionen aus. Sie können sie sich als grundlegende Wenn-Dann-Anweisungen vorstellen. Wenn in Help Scout etwas Bestimmtes passiert, werden automatisch diese Aktionen ausgeführt.
Manuelle Workflows
Manuelle Workflows werden auf Ihren Befehl hin ausgeführt. Wenn Sie einen manuellen Workflow anwenden, führt Help Scout alle Aktionen auf einmal aus. Diese manuellen Workflows ermöglichen es Ihnen, mehrere Aktionen in nur wenigen Klicks auf einer E-Mail durchzuführen und sparen Ihrem Team Zeit sowie gewährleisten Konsistenz im gesamten Team.
Beispiele für Workflow-Anwendungsfälle
- Verfolgen von älteren Konversationen in Ihrer Warteschlange
- E-Mails automatisch von einem Postfach in ein anderes verschieben
- Einrichten von Workflows basierend auf Schlüsselwörtern in Betreff oder Textkörper einer E-Mail
- Automatische Antwort an jemanden senden, der Ihnen eine schlechte Bewertung gibt, um um weitere Rückmeldungen zu bitten
- E-Mails automatisch an die richtige Person weiterleiten, die von einer bestimmten Domain stammen
- Eine bestimmte eingehende E-Mail einer Person zuweisen, die solche Probleme bearbeiten könnte
- Nachverfolgungserinnerungen einrichten
Tags
Tags werden in der Regel in Verbindung mit Workflows verwendet, können jedoch auch manuell zu einzelnen Konversationen hinzugefügt werden. Sie sind eine großartige Möglichkeit, spezifische Trends und Kunden-E-Mails im Auge zu behalten. Tags sind auch sehr hilfreich für Berichte. Mit nur wenigen Klicks können Sie einen Bericht basierend auf der Anzahl von E-Mails erstellen, die einen bestimmten Tag für einen beliebigen Zeitraum enthalten.
Verwendung von Tags
Um zusätzliche Tags hinzuzufügen, gehen Sie in Ihre E-Mail und beginnen Sie mit der Eingabe. Es wird automatisch vervollständigt, sodass der Tag im Dropdown-Menü angezeigt wird, wenn er bereits zuvor hinzugefügt wurde. Sie können auch nach jeder E-Mail in Ihrem Konto suchen, die einen bestimmten Tag enthält.
Beispiele für Tag-Anwendungsfälle
- Verfolgen Sie bestimmte Themen oder Probleme und verfolgen Sie sie bis zur Lösung
- E-Mails automatisch von einem Postfach in ein anderes verschieben
- Einrichten von Workflows basierend auf Schlüsselwörtern in Betreff oder Textkörper einer E-Mail
- Erstellen einer schnellen Ansicht für Berichte
- Auslösen von Workflows
Gespeicherte Antworten
Gespeicherte Antworten sind vorab gespeicherte Textbausteine, die Sie Ihrem Konto hinzufügen können. Sie sparen viel Zeit, da Ihr Team nicht jedes Mal dieselbe vollständige Antwort eingeben muss, wenn eine häufig gestellte Frage auftritt. Gespeicherte Antworten sind auch hilfreich, da Sie Ihrem Team die bestmögliche Antwort zur Verfügung stellen können, um einen konstant großartigen Service zu bieten.
Verwendung von gespeicherten Antworten
Alle Benutzer können eine gespeicherte Antwort aus dem Konversationseditor erstellen. Help Scout-Konto-Besitzer und Administratoren haben standardmäßig die Berechtigung, vorhandene gespeicherte Antworten zu bearbeiten und zu verwalten, und können diese Berechtigung auch Benutzern erteilen.
Beispiele für die Verwendung von gespeicherten Antworten
- Häufig gestellte Fragen
- Terminerinnerungen
- Fehlerbehebungsnachverfolgung
- Informationen zu Rücksendungen oder Umtausch
Fazit
Help Scouts Automatisierungs- und Produktivitätstools können Support-Teams dabei helfen, die zusätzliche Belastung zu bewältigen und Kunden eine bessere Erfahrung zu bieten. Workflows, Tags und gespeicherte Antworten sind allesamt großartige Möglichkeiten, Zeit zu sparen und Konsistenz im gesamten Team sicherzustellen.
FAQs
F: Kann ich Variablen verwenden, um gespeicherte Antworten zu personalisieren?
A: Ja, Variablen sind Platzhalter für Dinge wie Kundenbenutzer-Postfach und Konversationsdaten und werden mit bestimmtem Text zwischen geschweiften Klammern und Prozentzeichen definiert.
