Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
2. Antwortoptionen
3. Verfassen einer Antwort
4. Verwendung von gespeicherten Antworten
5. Einbeziehung von Hilfsartikeln
6. Hinzufügen von privaten Notizen
7. Erwähnung von Teammitgliedern
8. Verwendung von Tags zur Organisation
9. AI-Zusammenfassungstool
10. Manuelle Workflows
11. Zusätzliche Einstellungen
Einführung
Wenn es darum geht, auf E-Mails zu antworten, gibt es verschiedene Aktionen, die wir jenseits des einfachen Versendens einer Antwort unternehmen können. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Optionen innerhalb einer E-Mail-Konversation erkunden und wie man das Beste aus ihnen herausholt. Vom Verfassen von Antworten über die Verwendung von gespeicherten Antworten, die Einbeziehung von Hilfsartikeln, das Hinzufügen von privaten Notizen und mehr werden wir alles behandeln, was Sie wissen müssen, um effektiv mit Ihren Kunden zu kommunizieren.
Antwortoptionen
Innerhalb einer E-Mail-Konversation finden Sie eine Reihe von Schaltflächen, die die verfügbaren Aktionen repräsentieren. Diese Schaltflächen ermöglichen es Ihnen, verschiedene Aufgaben auszuführen und mit dem Kunden zu interagieren. Um einem Kunden zu antworten, suchen Sie die Antwort-Schaltfläche, die normalerweise etwas unterhalb der Konversation zu finden ist. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird ein einfacher Editor geöffnet, in dem Sie Ihre Antwort verfassen können.
Verfassen einer Antwort
Im einfachen Editor haben Sie die Freiheit, Ihre Antwort genauso zu verfassen, wie Sie es in jeder anderen E-Mail-Anwendung wie Gmail oder Outlook tun würden. Sie können Ihre Antwort eingeben, CC- und BCC-Empfänger hinzufügen, falls erforderlich, und sogar Dateien anhängen. Darüber hinaus können Sie sich mit Emoji-Reaktionen ausdrücken, Bilder einfügen und aus verschiedenen Formatierungsoptionen wählen, um Ihre Nachricht zu verbessern.
Verwendung von gespeicherten Antworten
Eine hilfreiche Funktion ist die Verwendung von gespeicherten Antworten. Dies sind vordefinierte Vorlagen, die Sie für häufig gestellte Fragen oder gängige Antworten erstellen können. Durch Erstellen und Speichern dieser Vorlagen können Sie Zeit sparen und eine konsistente Unterstützung sicherstellen, indem Sie sie einfach in Ihre Antworten einfügen. Gespeicherte Antworten können sogar den Vornamen des Kunden automatisch ausfüllen, um Ihren Antwortprozess weiter zu optimieren.
Einbeziehung von Hilfsartikeln
Um schnellen Zugriff auf relevante Informationen zu bieten, können Sie einen Link zu einem Hilfsartikel direkt in Ihre E-Mail-Antwort einfügen. Dies eliminiert die Notwendigkeit für Kunden, separat zu Ihrer Wissensdatenbank zu navigieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie den Link einfügen und wertvolle Ressourcen bereitstellen, um Ihren Kunden zu helfen.
Hinzufügen von privaten Notizen
E-Mail-Konversationen bieten auch die Möglichkeit, private Notizen hinzuzufügen. Diese Notizen sind nur für Ihr Team sichtbar und werden dem Kunden nicht mitgeteilt. Sie dienen als Mittel der internen Kommunikation und ermöglichen es Ihnen, die Konversation zu besprechen und zu diskutieren, ohne dass der Kunde davon erfährt. Sie können sogar bestimmte Teammitglieder erwähnen, um sie auf die Notiz aufmerksam zu machen und sicherzustellen, dass ihre Aufmerksamkeit auf die Konversation gerichtet ist.
Erwähnung von Teammitgliedern
Wenn Sie eine Frage haben oder Input von einem bestimmten Teammitglied benötigen, können Sie die Erwähnungsfunktion innerhalb der privaten Notizen verwenden. Durch Erwähnung eines Teammitglieds erhalten sie eine Benachrichtigung in ihrem Help-Scout-Konto und per E-Mail, die sie darauf aufmerksam macht, dass ihre Aufmerksamkeit für die Konversation erforderlich ist. Dies erleichtert die effektive Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle informiert bleiben.
Verwendung von Tags zur Organisation
Um Ihr Postfach organisiert zu halten und E-Mails effektiv zu kategorisieren, bietet Help Scout eine Funktion namens Tags. Tags ermöglichen es Ihnen, Labels für Konversationen zuzuweisen, um sie leichter zu finden und zu verwalten. Durch die Verwendung von Tags können Sie Ihren Workflow optimieren und sicherstellen, dass wichtige E-Mails für eine effiziente Bearbeitung angemessen kategorisiert werden.
AI-Zusammenfassungstool
Für E-Mail-Konversationen mit mehreren Threads bietet Help Scout das AI-Zusammenfassungstool. Dieses Tool liest magisch alle Threads durch und generiert eine Zusammenfassung in Form von Aufzählungspunkten, was Ihnen wertvolle Zeit spart. Anstatt manuell lange E-Mail-Threads durchzulesen, können Sie sich auf die KI verlassen, um einen prägnanten Überblick über das Problem des Kunden zu erhalten und den Kontext schnell zu erfassen.
Manuelle Workflows
Um Ihren Workflow weiter zu optimieren, bietet Help Scout manuelle Workflows. Diese Workflows ermöglichen es Ihnen, mehrere Aktionen zu gruppieren und mit nur wenigen Klicks auszuführen. Anstatt einzelne Aktionen wie Antworten, Hinzufügen von Notizen, Ändern des Status oder Anwenden von Tags separat auszuführen, ermöglichen es manuelle Workflows Ihnen, diese Aufgaben effizient zu erledigen. Durch die Reduzierung der Anzahl von Klicks, die erforderlich sind, können Sie Zeit sparen und die Produktivität steigern.
Zusätzliche Einstellungen
Neben den oben genannten Funktionen bietet Help Scout verschiedene Einstellungen, um Ihre E-Mail-Konversationen anzupassen. Sie können wählen, einer Konversation zu folgen, sie in ein anderes Postfach zu verschieben und andere Optionen zu erkunden, um Ihre Erfahrung anzupassen. Diese Einstellungen bieten Flexibilität und ermöglichen es Ihnen, Help Scout an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
Höhepunkte
- Antworten auf E-Mails mit verschiedenen Optionen und Aktionen
- Verfassen von Antworten mit dem einfachen Editor mit Formatierungsoptionen
- Verwendung von gespeicherten Antworten für häufig gestellte Fragen
- Einbeziehung von Hilfsartikellinks in E-Mail-Antworten
- Hinzufügen von privaten Notizen für interne Kommunikation
- Erwähnung von Teammitgliedern für Zusammenarbeit
- Organisation von E-Mails mit Tags
- Verwendung des AI-Zusammenfassungstools für schnelle Zusammenfassungen
- Optimierung von Workflows mit manuellen Workflows
- Anpassung zusätzlicher Einstellungen für eine personalisierte Erfahrung
FAQ
**F: Kann ich das Format meiner E-Mail-Antworten anpassen?**
A: Ja, der einfache Editor ermöglicht es Ihnen, Ihre Antworten mit verschiedenen Optionen wie Fettdruck, Kursivschrift, Aufzählungspunkten und mehr zu formatieren.
**F: Kann ich meine eigenen Vorlagen für gespeicherte Antworten erstellen?**
A: Absolut! Sie können Ihre eigenen Vorlagen für häufige Antworten erstellen und speichern, um eine konsistente Unterstützung zu gewährleisten.
**F: Sind private Notizen für Kunden sichtbar?**
A: Nein, private Notizen sind nur für Ihre Teammitglieder sichtbar. Kunden können keinen Inhalt sehen, der zu privaten Notizen hinzugefügt wurde.
**F: Wie kann ich lange E-Mail-Threads schnell zusammenfassen?**
A: Help Scout's AI
