📝 Help Scout: Das ultimative Kommunikationstool für Bildungseinrichtungen
Als Bildungseinrichtung ist Kommunikation der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Studierende, Mitarbeiter und Alumni alle auf demselben Stand sind. Die Verwaltung mehrerer E-Mail-Postfächer, Live-Chats und anderer Kommunikationskanäle kann jedoch überwältigend sein. Hier kommt Help Scout ins Spiel. Help Scout ist ein All-in-One-Kommunikationstool, das ein gemeinsames E-Mail-Postfach, Live-Chat und andere Hilfsmittel wie eine FAQ-Website bietet. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf Help Scout und wie es Ihrer Bildungseinrichtung zugutekommen kann.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Was ist Help Scout?
- Das gemeinsame Postfach
- Verwaltung von E-Mails mit Help Scout
- Benutzerdefinierte Felder und Workflows
- Help Scout Knowledge Base
- Beacon und Messages
- Berichte und Analysen
- Vor- und Nachteile von Help Scout
- Highlights
- FAQ
🤔 Was ist Help Scout?
Help Scout ist ein Kommunikationstool, das ein gemeinsames E-Mail-Postfach, Live-Chat und andere Hilfsmittel wie eine FAQ-Website bietet. Es ermöglicht mehreren Mitgliedern Ihres Teams, gleichzeitig aus demselben Postfach zu arbeiten und verhindert, dass sich Ihre Teamkollegen gegenseitig behindern. Help Scout bietet auch Funktionen wie Berichte über Ihr eingehendes E-Mail-Volumen und eine einfache Übersicht über die Leistung des Teams.
📨 Das gemeinsame Postfach
Das gemeinsame Postfach ist das Hauptmerkmal von Help Scout. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, gelangen Sie auf das Dashboard, das Ihnen einen Überblick über alles gibt, was in Ihrem Konto passiert. Sie können mehrere Postfächer mit eigenen individuellen Einstellungen in demselben Help Scout-Konto einrichten. Der Ordner "Unassigned" ist der Standardort, an dem E-Mails in Help Scout eingehen. Sie können bestimmte E-Mails einzelnen Teammitgliedern zuweisen, und diese zugewiesenen E-Mails für jedes Teammitglied werden in deren "Mine"-Ordner angezeigt. Help Scout bietet auch eine Kollisionserkennung, die verhindert, dass sich alle in Ihrem Team gegenseitig behindern.
📧 Verwaltung von E-Mails mit Help Scout
Help Scout hat vier Status für E-Mails: aktiv, ausstehend, geschlossen und Spam. "Aktiv" ist der Standardstatus, wenn eine neue E-Mail eingeht. "Ausstehend" wird normalerweise verwendet, wenn eine E-Mail in Wartestellung ist. "Geschlossen" gilt für E-Mails, die als erledigt betrachtet werden können. Help Scout bietet auch eine Suchleiste, um nach früheren E-Mails zu suchen, und Sie können Filter verwenden, um Ihre Suchergebnisse einzugrenzen. Sie können auch Notizen zu E-Mails hinzufügen, die nur für Ihr Team sichtbar sind.
📝 Benutzerdefinierte Felder und Workflows
Benutzerdefinierte Felder und Workflows sind zwei Funktionen von Help Scout, die Ihrem Team viel Zeit sparen können. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, benutzerdefinierte Informationen über Personen in Ihrem Help Scout-Konto zu speichern und diese Daten genau dann abzurufen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Workflows helfen Ihnen dabei, eine Reihe von Aktionen zusammenzufassen, die auf Ihren Befehl hin ausgeführt werden. Sie können Ordner einrichten, um alternde E-Mails hervorzuheben, eingehende E-Mails basierend auf dem Text im E-Mail-Body zu kennzeichnen und sogar E-Mails automatisch von einem Postfach in ein anderes zu verschieben.
📚 Help Scout Knowledge Base
Das Wissensdatenbank-Tool von Help Scout, namens Docs, ermöglicht es Ihnen, ganz einfach eine FAQ-Website oder etwas Ähnliches aufzubauen. Sobald Sie Artikel zu Ihrer Wissensdatenbank hinzugefügt haben, können Sie problemlos Links zu diesen Artikeln teilen, wenn Sie auf eine E-Mail antworten. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie keine Möglichkeit haben, eine FAQ-Website innerhalb der Grenzen der aktuellen Website-Struktur Ihrer Schule zu erstellen, oder wenn Sie weitere Self-Service-Möglichkeiten für Ihre Studierenden oder Fakultätsmitglieder erkunden möchten.
💬 Beacon und Messages
Beacon ist ein einbettbares Widget, das auf Ihrer Website platziert werden kann. Es hat vier Hauptfunktionen: ein Kontaktformular, Live-Chat, eine Möglichkeit, Hilfsartikel anzuzeigen, und ein Tool namens Messages, mit dem Sie proaktiv Website-Besucher kontaktieren können. Sie können Beacon so einrichten, dass Personen Ihre FAQ-Artikel lesen und versuchen, sich selbst zu helfen, bevor ihnen Kontaktmöglichkeiten angeboten werden. Messages können verwendet werden, um Informationen schnell und einfach in Ihrem institutionellen Umfeld zu teilen.
📊 Berichte und Analysen
Help Scout bietet Funktionen für Berichte und Analysen, mit denen Sie die individuelle Leistung jedes Teammitglieds anzeigen, das Gesamtvolumen über alle Kommunikationskanäle hinweg messen und Konversationstrends anzeigen können. Sie können Erkenntnisse aus Tags in Berichten nutzen, um besser zu verstehen, warum Studierende sich an Sie wenden, und diese Informationen nutzen, um Ihre anderen Ressourcen zu aktualisieren und für Ihre Studierenden noch effektiver zu gestalten.
✔️ Vor- und Nachteile von Help Scout
Vorteile:
- Das gemeinsame Postfach ermöglicht es mehreren Mitgliedern Ihres Teams, gleichzeitig aus demselben Postfach zu arbeiten.
- Benutzerdefinierte Felder und Workflows können Ihrem Team viel Zeit sparen.
- Docs ermöglicht es Ihnen, ganz einfach eine FAQ-Website oder etwas Ähnliches aufzubauen.
- Beacon und Messages können verwendet werden, um Informationen schnell und einfach in Ihrem institutionellen Umfeld zu teilen.
- Berichte und Analysefunktionen ermöglichen es Ihnen, die individuelle Leistung jedes Teammitglieds anzuzeigen und das Gesamtvolumen über alle Kommunikationskanäle hinweg zu messen.
Nachteile:
- Help Scout kann anfangs überwältigend sein.
- Einige Funktionen können Zeit für Einrichtung und Einarbeitung erfordern.
🌟 Highlights
- Help Scout ist ein All-in-One-Kommunikationstool, das ein gemeinsames E-Mail-Postfach, Live-Chat und andere Hilfsmittel wie eine FAQ-Website bietet.
- Help Scout ermöglicht es mehreren Mitgliedern Ihres Teams, gleichzeitig aus demselben Postfach zu arbeiten und verhindert, dass sich Ihre Teamkollegen gegenseitig behindern.
- Benutzerdefinierte Felder und Workflows können Ihrem Team viel Zeit sparen.
- Beacon und Messages können verwendet werden, um Informationen schnell und einfach in Ihrem institutionellen Umfeld zu teilen.
- Berichte und Analysefunktionen ermöglichen es Ihnen, die individuelle Leistung jedes Teammitglieds anzuzeigen und das Gesamtvolumen über alle Kommunikationskanäle hinweg zu messen.
❓ FAQ
F: Kann Help Scout anfangs überwältigend sein?
A: Ja, Help Scout kann anfangs überwältigend sein, aber es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um zu lernen, wie man es benutzt.
F: Was a
