Zoho Sign: Die ultimative E-Signatur-Lösung
In der heutigen digitalen Ära suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihren Workflow zu optimieren und die Zeit und Mühe, die sie für manuelle Prozesse aufwenden, zu reduzieren. Ein solcher Prozess, der für viele Unternehmen ein Schmerzpunkt war, ist der Dokumentenunterschriftsprozess. Traditionelle Methoden zur Unterzeichnung von Dokumenten sind zeitaufwendig, umständlich und haben oft ihre eigenen Nachteile. Hier kommt Zoho Sign als ultimative E-Signatur-Lösung ins Spiel, die nicht nur diese Probleme löst, sondern auch Unternehmen dabei hilft, ihren Workflow zu optimieren.
📝 Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Warum digitale Signaturen?
- Was ist Zoho Sign?
- Schlüsselfunktionen von Zoho Sign
- Sicherheitsaspekte von Zoho Sign
- Integrationen mit anderen Anwendungen
- Anwendungsfälle von Zoho Sign
- Wie man Zoho Sign verwendet
- Berichte und Analysen
- Fazit
Einführung
In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit Zoho Sign beschäftigen und seine Schlüsselfunktionen, Sicherheitsaspekte, Integrationen mit anderen Anwendungen, Anwendungsfälle und die Verwendung von Zoho Sign untersuchen. Wir werden auch diskutieren, warum digitale Signaturen wichtig sind und wie Zoho Sign Unternehmen dabei helfen kann, ihren Workflow zu optimieren.
Warum digitale Signaturen?
Digitale Transformation ist das Wort, das heute auf aller Lippen ist, und es ist höchste Zeit, dass Unternehmen ihren Dokumentenunterschriftsprozess digitalisieren. Die traditionelle Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten ist zeitaufwendig, umständlich und hat ihre eigenen Nachteile. Schlechte Handhabung von Dokumenten, Warten auf einen Kurier, Verpassen der Frist für ein Dokument und sogar die Erneuerung eines Vertrags, weil man ihn nicht im Auge behalten hat, sind nur einige der Probleme, mit denen Unternehmen bei der traditionellen Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten konfrontiert sind.
Was ist Zoho Sign?
Zoho Sign ist eine E-Signatur-Lösung oder eine Anwendung, die Ihnen hilft, Geschäftspapiere mit einem einfachen, aber sicheren Cloud-basierten digitalen Unterschriftsprozess zu senden, zu finden und zu verwalten. Neben seinen Schlüsselfunktionen und -merkmalen bietet Zoho Sign auch einige erweiterte Funktionen wie das Erstellen und Verwalten von Vorlagen, das Unterzeichnen von Formularen, das Massenunterschreiben und das persönliche Unterschreiben. Das Sahnehäubchen ist, dass Zoho Sign mit Ihren Inhouse-Apps über unsere REST-APIs, Webhooks und Mobile SDKs nahtlos integriert werden kann.
Schlüsselfunktionen von Zoho Sign
Zoho Sign bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es zur ultimativen E-Signatur-Lösung für Unternehmen machen. Einige der Schlüsselfunktionen von Zoho Sign sind:
Mehrstufige Authentifizierung
Zoho Sign bietet mehrstufige Authentifizierung, manipulationssichere Audit-Trails und blockchain-basiertes Zeitstempeln sowie das Zertifikat der Fertigstellung. Dies gewährleistet, dass Ihre Dokumente sicher und konform mit dem höchsten Maß an Compliance sind und vor Gericht gültig sind.
Identitätsprüfung
Zoho Sign bietet Steiner-Identitätsprüfungen mit europäischen Eid-Methoden, wenn Sie aus der EU stammen, oder die dynamische Wissensbasis-Authentifizierung, wenn Sie aus den USA stammen.
Vertrauenswürdiges Dokumentenzeitstempeln
Zoho Sign bietet auch vertrauenswürdiges Dokumentenzeitstempeln und das Sammeln von Unterschriften per SMS auf sichere Weise. Es wird empfohlen, Ihre Geschäftsdokumente mit qualifizierten elektronischen Signaturen zu unterzeichnen, um das höchste Maß an Compliance zu gewährleisten und vor Gericht gültig zu sein.
Integration mit Trust-Providern
Zoho Sign hat mit einigen der führenden Trust-Providern wie Unataka oder Infoset für die EU-Region, Sign with Sync Pass für Bewohner und Bürger der Singapur-Region und Trust Factory für Südafrika zusammen gearbeitet. Wenn Sie aus der Schweiz und der EU stammen, haben wir auch Swisscom, und wenn Sie aus Indien stammen, integrieren wir mit Aadhar als KYC-Service.
Anpassbare Branding-Optionen
Zoho Sign bietet anpassbare Branding-Optionen, bei denen Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen, Ihre E-Mail-Vorlagen neu gestalten und anpassen und ein viel höheres Maß an Vertrauen bei Ihren Unterzeichnern aufbauen können.
Mehrsprachige Unterstützung
Zoho Sign ist für eine verbesserte Remote-Zusammenarbeit konzipiert. Die App unterstützt derzeit mehr als 15 verschiedene beliebte Sprachen und ermöglicht es Ihnen auch, Dokumente und Vorlagen mit den Benutzern Ihrer Organisation zu teilen.
Anpassbare E-Mail-Vorlagen
Zoho Sign bietet anpassbare E-Mail-Vorlagen, bei denen Sie Ihre eigene benutzerdefinierte rechtliche Offenlegung hinzufügen, Dokumente von der E-Mail-Adresse Ihrer Organisation senden und das Erlebnis der Unterzeichner anpassen können, indem Sie sie nach Abschluss verschiedener Dokumentenaktionen auf verschiedene Webseiten umleiten.
Offline-Unterstützung
Zoho Sign unterstützt auch die Offline-Unterzeichnung, was bedeutet, dass Sie Papierkram überall hin mitnehmen und Remote-Geschäfte nahtlos und synchronisiert über Geräte hinweg von überall und jederzeit durchführen können.
Sicherheitsaspekte von Zoho Sign
Zoho Sign bietet eine militärische Verschlüsselung für alle Ihre Dokumente und Daten. Wir verwenden den AES 256-Standard zur Verschlüsselung und Speicherung von Daten in unseren Rechenzentren und das TLS SSL-Protokoll, wenn es um den Transport von Daten über das Web geht. Zoho Sign entspricht auch gängigen Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften wie der DSGVO in der EU, der CCPA, der HIPAA und der FDAS 21CFR Teil 11 in den USA.
Integrationen mit anderen Anwendungen
Zoho Sign integriert sich nahtlos mit Zoho-Anwendungen wie Zoho Books, Invoice, CRM, Writer, Forms, Contracts und vielem mehr. Wir integrieren uns auch mit anderen beliebten Apps wie Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Outlook, HubSpot, Pipedrive, Freshsales und anderen beliebten Anwendungen. Sobald Sie die Zoho Sign-Integrationen mit diesen Anwendungen eingerichtet haben, können Sie Signatur-Workflows direkt aus der Benutzeroberfläche dieser Anwendungen initiieren.
Anwendungsfälle von Zoho Sign
Zoho Sign kann in einer Vielzahl von Anwendungsfällen in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden. Einige der breiten Anwendungsfälle und wo Zoho Sign eingesetzt werden kann, sind:
Mitarbeiter-Onboarding
Für das Onboarding von Mitarbeitern
