Der ultimative Leitfaden zu Zoho Sign: Eine umfassende Übersicht
Sind Sie es leid, dass das herkömmliche Verfahren zur Unterzeichnung von Dokumenten zeitaufwendig und umständlich ist? Möchten Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren und Ihren Dokumentenunterzeichnungsprozess digitalisieren? Dann sind Sie bei Zoho Sign genau richtig, der E-Signatur-Anwendung, die Ihnen hilft, Geschäftsdokumente mithilfe eines einfachen und sicheren Cloud-basierten digitalen Unterzeichnungsprozesses zu versenden, zu unterzeichnen und zu verwalten.
In diesem umfassenden Leitfaden werden wir Sie durch alles führen, was Sie über Zoho Sign wissen müssen, von seinen Funktionen und Vorteilen bis hin zu seinen Integrationsmöglichkeiten und der rechtlichen Konformität. Also, tauchen wir ein!
📝 Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Was ist Zoho Sign?
- Warum digitale Signaturen verwenden?
- Wie funktioniert Zoho Sign?
- Funktionen von Zoho Sign
- Vorlagen
- Unterzeichnungsformulare
- Berichte
- Integrationen
- Rechtliche Konformität
- Preisgestaltung
- Vor- und Nachteile
- Highlights
- FAQ
Was ist Zoho Sign?
Zoho Sign ist eine E-Signatur-Anwendung, die Ihnen hilft, Geschäftsdokumente mithilfe eines einfachen und sicheren Cloud-basierten digitalen Unterzeichnungsprozesses zu versenden, zu unterzeichnen und zu verwalten. Die Software hat Unternehmen bereits Millionen von Dollar an Verwaltungskosten erspart, indem sie ihnen geholfen hat, ihre Dokumente und Vertragslebenszyklen zu digitalisieren. Zoho Sign bietet alle wichtigen Funktionen und Merkmale einer digitalen Signaturlösung sowie mehrere anspruchsvollere Anpassungsmöglichkeiten, die die Gesamtproduktivität und Effizienz verbessern.
Warum digitale Signaturen verwenden?
Digitale Signaturen sind eine Art von E-Signatur, die jedoch aufgrund ihrer Konstruktion sicherer sind. Ihre Authentizität und Integrität können mithilfe von digitalen Signaturzertifikaten und der Public-Key-Infrastruktur-Methodik überprüft werden. Daher werden digitale Signaturen weithin als rechtsgültiges Äquivalent zu handschriftlichen Unterschriften und Stempeln akzeptiert, bieten jedoch eine weit höhere Sicherheit.
Die digitale Transformation findet überall statt, und es ist höchste Zeit, dass Ihr Unternehmen den Prozess der Dokumentenunterzeichnung digitalisiert. Die herkömmliche Methode ist immer zeitaufwendig und umständlich und hat ihre eigenen Nachteile, wie den schlechten Umgang mit wichtigen Dokumenten, das Warten auf den Kurierdienst für Dokumente, das Verpassen der Frist für die Dokumentenunterzeichnung und die Verlängerung Ihres Vertrags, weil Sie den Überblick darüber verloren haben. Eine digitale Unterzeichnungslösung wie Zoho Sign hilft Ihnen nicht nur dabei, diese Probleme zu lösen, sondern auch Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.
Wie funktioniert Zoho Sign?
Zoho Sign ist eine Cloud-basierte digitale Unterzeichnungslösung, mit der Sie Dokumente von überall und zu jeder Zeit versenden, unterzeichnen und verwalten können. Sobald Sie sich für Zoho Sign angemeldet haben, können Sie auf die Anwendung von jedem Gerät mit Internetverbindung aus zugreifen. Die Software verfügt über eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl für Absender als auch Empfänger einfach zu bedienen ist.
Um mit Zoho Sign zu beginnen, können Sie entweder ein Dokument von Ihrem lokalen System hochladen oder es aus einem Cloud-Speicherdienst wie Zoho WorkDrive, Dropbox, Box, Google Drive oder OneDrive importieren. Sobald Sie das Dokument hochgeladen haben, können Sie Empfänger hinzufügen, den Workflow definieren und die Empfängeraktion festlegen. Sie können auch die E-Mail-Vorlagen, rechtliche Hinweise und die Empfängerauthentifizierung anpassen.
Zoho Sign bietet eine Vielzahl von Feldern, die Sie Ihrem Dokument hinzufügen können, darunter Signaturfelder, Anhangsfelder, textuelle Eingabefelder, Optionsfelder, Kontrollkästchen und Zahlungsfelder. Sobald Sie die Felder hinzugefügt haben, können Sie das Dokument an die Empfänger zur Unterzeichnung senden. Die Empfänger können das Dokument entweder durch Eingabe, Zeichnen oder Hochladen einer gescannten Kopie ihrer Unterschrift unterzeichnen.
Zoho Sign bietet auch mehrere andere Funktionen, darunter Vorlagen, Unterzeichnungsformulare, Berichte und Integrationen. Diese Funktionen werden wir in den folgenden Abschnitten genauer besprechen.
Funktionen von Zoho Sign
Vorlagen
Vorlagen sind eine Funktion von Zoho Sign, mit der Sie gängige Dokumentenformate speichern können, die Sie regelmäßig wiederverwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Geheimhaltungsvereinbarung haben, die Sie jedes Mal an neue Mitarbeiter senden müssen, wenn sie Ihrem Unternehmen beitreten, können Sie sie als Vorlage speichern und bei Bedarf wiederverwenden. Um eine Vorlage zu erstellen, können Sie zum Tab "Vorlagen" gehen und eine Vorlage aus der Liste auswählen oder eine neue erstellen.
Unterzeichnungsformulare
Unterzeichnungsformulare sind eine Funktion von Zoho Sign, mit der Sie eine sichere und öffentlich verteilbare Unterzeichnungs-URL generieren können, z. B. über eine Website. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie Unterschriften von einer großen Anzahl von Personen sammeln möchten, z. B. bei einem Website-Registrierungsformular. Um ein Unterzeichnungsformular zu erstellen, können Sie zum Tab "Unterzeichnungsformulare" gehen und eine Vorlage aus der Liste auswählen oder eine neue erstellen.
Berichte
Berichte sind eine Funktion von Zoho Sign, mit der Sie grafische Darstellungen des Dokumentenstatus generieren können. Sie können die abgelehnten, abgeschlossenen oder laufenden Dokumente für einen bestimmten Zeitraum anzeigen, z. B. die letzten 20 Tage oder zwei Monate. Sie können die Berichte auch im CSV-Format exportieren.
Integrationen
Zoho Sign bietet Integrationen mit einer Vielzahl von Anwendungen, darunter Zoho CRM, Zoho Finance, Zoho People, Zoho Recruit, HubSpot, Pipedrive, Freshsales, Google Workplace, Microsoft 365, Dropbox, Box, OneDrive und Google Drive. Zoho Sign bietet auch Integrationen mit No-Code-Workflow-Tools wie Zoho Flow, Zapier und Microsoft Power Automate.
Rechtliche Konformität
Zoho Sign entspricht regionalen und internationalen Gesetzen wie dem e-Sign Act in den Vereinigten Staaten, dem eIDAS in der Europäischen Union, dem PIPEDA in Kanada, dem ETA in Afrika, dem Electronic Transaction Act in Australien und südostasiatischen Ländern sowie dem Information Technology Act von 2000 in Indien. Zoho Sign bietet auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Musterbeweise, Audit Trails und Blockchain-Zeitstempelung sowie ein Abschlusszertifikat.
Preisgestaltung
Zoho Sign bietet eine Vielzahl von Preisplänen, um den Bedürfnissen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden. Die Pläne reichen von einem kostenlosen Plan, mit dem Sie Sen
