Inhaltsverzeichnis:
1. Einführung
2. Erste 30 Tage: Einstieg
2.1 Treffen mit Ihrem Vorgesetzten
2.2 Bestimmung ihres Zeitplans und Prioritäten
2.3 Überprüfung von Übergabe-Notizen und Onboarding-Training
2.4 Identifizierung von Meetings, an denen Sie teilnehmen sollten
2.5 Lernen von anderen Executive Assistants
2.6 Vertraut machen mit dem Organigramm
2.7 Einrichten von Meetings mit direkten Berichten
2.8 Verbindung mit anderen EAs im Unternehmen
2.9 Einblicke in Ihren Chef und das Unternehmen gewinnen
2.10 Informiert bleiben durch den Posteingang des Vorgesetzten
3. Nächsten 60 Tage: Fortschritt und Erkundung
3.1 Check-in mit Ihrem Chef
3.2 Mehr über das Unternehmen erfahren
3.3 Treffen mit EAs und Beantwortung von Fragen
3.4 Überprüfung und Aktualisierung von Notizen
4. Letzte 90 Tage: Reflexion und Erfolg
4.1 Überprüfung und Zusammenstellung von Übergabe-Notizen
4.2 Erstellen eines Prozess- und Verfahrenshandbuchs
4.3 Diskussion von Zielen mit Ihrem Chef
4.4 Feedback geben und Bewertung erhalten
**Einstieg als Executive Assistant: Ein umfassender Leitfaden**
Als Executive Assistant sind Ihre ersten 90 Tage in einer neuen Rolle entscheidend, um eine solide Grundlage zu schaffen und einen positiven Einfluss zu haben. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Schritte aufschlüsseln, die Sie während jeder Phase Ihrer Reise unternehmen sollten, von den ersten 30 Tagen bis zu den letzten 90 Tagen. Indem Sie diesem Leitfaden folgen, können Sie die Herausforderungen Ihrer neuen Position selbstbewusst meistern und sich langfristig erfolgreich positionieren.
Einführung
Der Start in eine neue Rolle als Executive Assistant kann sowohl aufregend als auch überwältigend sein. Sie fragen sich vielleicht, wie Sie Ihre ersten 90 Tage optimal nutzen und einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg Ihres Vorgesetzten leisten können. In diesem Artikel bieten wir Ihnen eine schrittweise Anleitung, um Ihnen zu helfen, in Ihrer neuen Position erfolgreich zu sein. Lassen Sie uns eintauchen!
Erste 30 Tage: Einstieg
2.1 Treffen mit Ihrem Vorgesetzten
Eine der ersten Dinge, die Sie tun sollten, ist ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten zu vereinbaren, um ihren Zeitplan zu besprechen und Einblicke in ihren durchschnittlichen Tag zu gewinnen. Das Verständnis ihrer Prioritäten und Vorlieben ermöglicht es Ihnen, Ihre Bemühungen auszurichten und sie effektiv zu unterstützen.
2.2 Bestimmung ihres Zeitplans und Prioritäten
Während dieses Treffens gehen Sie tiefer in den Zeitplan Ihres Vorgesetzten ein und identifizieren ihre größten Prioritäten. Durch das Verständnis ihrer Vorlieben können Sie Ihren Workflow optimieren und sicherstellen, dass Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
2.3 Überprüfung von Übergabe-Notizen und Onboarding-Training
Nehmen Sie sich Zeit, um alle Übergabe-Notizen zu überprüfen, die Ihnen bei Ihrem Start zur Verfügung gestellt wurden. Diese Notizen können wertvolle Einblicke in die Rolle bieten und Ihnen helfen, die Erwartungen und Verantwortlichkeiten zu verstehen, die damit verbunden sind. Darüber hinaus sollten Sie alle erforderlichen Onboarding-Trainings absolvieren und sich mit relevanten Richtlinien und Verfahren vertraut machen.
2.4 Identifizierung von Meetings, an denen Sie teilnehmen sollten
Finden Sie heraus, ob es interne oder externe Meetings gibt, an denen Sie teilnehmen müssen. Die Teilnahme an diesen Meetings ermöglicht es Ihnen, ein breiteres Verständnis für die Betriebsabläufe des Unternehmens zu gewinnen und Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen aufzubauen.
2.5 Lernen von anderen Executive Assistants
Nehmen Sie Kontakt zu anderen Executive Assistants im Unternehmen auf und vereinbaren Sie Treffen mit ihnen. Durch das Lernen aus ihren Erfahrungen können Sie wertvolle Tipps und Einblicke sammeln, die Ihnen helfen, Ihre neue Rolle effektiver zu navigieren.
2.6 Vertraut machen mit dem Organigramm
Nehmen Sie sich Zeit, um das Organigramm zu überprüfen und die Personen im Unternehmen kennenzulernen. Das Verständnis der Berichtsstruktur und der wichtigsten Mitarbeiter ermöglicht es Ihnen, effizienter zusammenzuarbeiten und starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
2.7 Einrichten von Meetings mit direkten Berichten
Vereinbaren Sie Meetings mit den direkten Berichten Ihres Chefs, um sich vorzustellen und mehr über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu erfahren. Dies hilft Ihnen, die Dynamik im Team zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Unterstützung bieten können.
2.8 Verbindung mit anderen EAs im Unternehmen
Neben Treffen mit direkten Berichten sollten Sie auch Kontakt zu anderen Executive Assistants im Unternehmen aufnehmen. Durch den Austausch von Erfahrungen und Einblicken können Sie eine breitere Perspektive auf die Betriebsabläufe des Unternehmens gewinnen und von bewährten Verfahren lernen.
2.9 Einblicke in Ihren Chef und das Unternehmen gewinnen
Nutzen Sie die Gelegenheit, um mehr Informationen über Ihren Chef und seinen Arbeitsstil zu sammeln. Das Verständnis seiner Vorlieben, Kommunikationsweise und Erwartungen ermöglicht es Ihnen, seine Bedürfnisse vorauszusehen und proaktive Unterstützung zu bieten.
2.10 Informiert bleiben durch den Posteingang des Vorgesetzten
Wenn Sie Zugang zum Posteingang Ihres Vorgesetzten haben, machen Sie es zur Gewohnheit, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails zu lesen. Dies gibt Ihnen wertvolle Einblicke in laufende Projekte, Prioritäten und Kommunikationsmuster. Durch das Informiertbleiben können Sie Ihre Bemühungen besser ausrichten und effektiv beitragen.
Nächsten 60 Tage: Fortschritt und Erkundung
3.1 Check-in mit Ihrem Chef
Nach den ersten 30 Tagen sollten Sie ein Check-in-Meeting mit Ihrem Chef vereinbaren, um Ihren Fortschritt zu besprechen und etwaige Bedenken oder Herausforderungen anzusprechen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Bemühungen auszurichten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.
3.2 Mehr über das Unternehmen erfahren
Nehmen Sie sich Zeit, um mehr über das Unternehmen jenseits Ihrer unmittelbaren Rolle zu erfahren. Machen Sie sich mit den Wettbewerbern des Unternehmens, strategischen Partnern und Branchentrends vertraut. Dieses Wissen hilft Ihnen, den breiteren Kontext zu verstehen, in dem Ihr Chef tätig ist.
3.3 Treffen mit EAs und Beantwortung von Fragen
Nehmen Sie erneut Kontakt zu anderen Executive Assistants auf und beantworten Sie Fragen oder Bedenken, die während Ihrer ersten 30 Tage aufgetaucht sein könnten. Dies ist eine Gelegenheit, um Rat zu suchen, Erfahrungen auszutauschen und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
3.4 Überprüfung und Aktualisierung von Notizen
Überprüfen Sie die Notizen, die Sie während der ersten 30 Tage gemacht haben, und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Mit zunehmender Erfahrung und Einblicken wird Ihr Verständnis der Rolle und des Unternehmens wachsen.
